Die Betriebskostenabrechnung gehört zu den wichtigsten Pflichten des Vermieters in Österreich. Das Mietrechtsgesetz regelt detailliert, welche Kosten umgelegt werden dürfen, wie abgerechnet werden muss und welche Rechte der Mieter hat. In diesem Artikel erklären wir die wesentlichen Regeln der österreichischen Betriebskostenabrechnung und geben praktische Tipps für eine fehlerfreie Abrechnung.
Rechtsgrundlage
Die Betriebskosten sind im Mietrechtsgesetz (MRG) geregelt, insbesondere in den §§ 21 bis 23 MRG. Diese Bestimmungen gelten im Vollanwendungsbereich des MRG, der in der Regel Mietwohnungen in Mehrparteienhäusern mit mindestens drei selbstständigen Einheiten erfasst, die vor dem 9. Mai 1945 errichtet wurden und nicht im Wohnungseigentum stehen.
Für Mietverhältnisse im Teilanwendungsbereich (z. B. Neubauten nach dem 30. Juni 1953 ohne Förderung, Eigentumswohnungen) oder vollständig außerhalb des MRG gelten die allgemeinen Regelungen des ABGB — hier kommt es primär auf die vertragliche Vereinbarung an.
Umlagefähige Betriebskosten nach § 21 MRG
Das MRG enthält einen taxativen (abschließenden) Katalog der umlagefähigen Betriebskosten. Nur die dort genannten Positionen dürfen als Betriebskosten weiterverrechnet werden.
Wasserversorgung und Messung Kosten für die Versorgung des Hauses mit Wasser aus einer öffentlichen Wasserleitung sowie die Eichung, Wartung und Ablesung von Messgeräten zur Verbrauchserfassung.
Kanalreinigung, Müllabfuhr und Schädlingsbekämpfung Kosten für Kanalreinigung, Müllabfuhr nach gesetzlichen Anforderungen sowie Schädlingsbekämpfungsmaßnahmen.
Kehrgebühren und Kanalgebühren Rauchfangkehrgebühren sowie laufende öffentliche Abgaben, insbesondere die Grundsteuer (§ 21 Abs. 2 MRG).
Beleuchtung der Allgemeinflächen Angemessene Beleuchtungskosten für Stiegenhäuser, Gänge, Höfe und Durchgänge.
Versicherungen
- Feuerversicherung: Pflichtversicherung mit angemessener Deckung entsprechend dem Wiederbeschaffungswert (§ 7 MRG)
- Haftpflicht- und Leitungswasserschadenversicherung
- Glasbruch- und Sturmschadenversicherung: nur mit Zustimmung der Mehrheit der Mieter umlegbar
Verwaltungskosten (§ 22 MRG)
Die Verwaltungskosten sind im MRG als Pauschalbetrag nach § 22 MRG gesetzlich gedeckelt. Der Betrag richtet sich nach § 15a Abs. 3 Z 1 MRG und wird regelmäßig valorisiert. Für das Abrechnungsjahr 2025 beträgt der Verwaltungskostenpauschale 4,47 EUR netto pro m² Nutzfläche und Jahr; ab 1. April 2026 gilt ein Betrag von 4,51 EUR/m². Der tatsächliche Hausverwaltungsaufwand ist für die Höhe irrelevant — im MRG-Vollanwendungsbereich gilt ausschließlich die gesetzliche Pauschale.
Hausbetreuungskosten (§ 23 MRG)
Die Kosten für die Reinhaltung und Wartung von Allgemeinbereichen, Schneeräumung und Hausbetreuung sind umlegbar:
- Bei einem angestellten Hausbesorger (Altverträge): angemessenes Entgelt inkl. Sozialversicherungsbeiträge und Materialkosten
- Bei beauftragten Unternehmen: der angemessene Werklohn
- Bei eigenständiger Durchführung durch den Vermieter: entsprechende Vergütung
Gemeinschaftliche Einrichtungen Betriebskosten für gemeinschaftlich genutzte Einrichtungen wie Aufzüge, Waschküchen und ähnliche Anlagen. Nach der Rechtsprechung tragen bei einem Aufzug, der nur bestimmten Mietern zugänglich ist, nur die berechtigten Nutzer die entsprechenden Kosten.
Nicht umlagefähige Kosten
Folgende Kosten dürfen nicht als Betriebskosten weiterverrechnet werden:
- Erhaltungs- und Reparaturarbeiten am Gebäude
- Rechtsanwaltskosten des Vermieters
- Bankgebühren und Finanzierungskosten
- Maklerkosten
- Betriebskostenanteile leerstehender Einheiten: Nach § 17 Abs. 1 MRG werden auch leerstehende, aber vermietbare Wohnungen in die Berechnung der Gesamtnutzfläche einbezogen — der auf sie entfallende Anteil ist vom Vermieter selbst zu tragen und darf nicht auf die übrigen Mieter umgelegt werden.
Abrechnungszeitraum und Fristen
Kalenderjahr als Standard
Der Abrechnungszeitraum ist grundsätzlich das Kalenderjahr (1. Jänner bis 31. Dezember).
Legungsfrist nach § 21 Abs. 3 MRG
Die Abrechnung muss dem Mieter bis spätestens 30. Juni des Folgejahres vorgelegt werden.
Beispiel: Betriebskosten 2025 → Abrechnung bis 30. Juni 2026.
Die Abrechnung ist zudem in geeigneter Weise im Haus aufzulegen (z. B. am Schwarzen Brett).
Folgen der Fristversäumnis
Versäumt der Vermieter die Frist, verliert er seinen Nachzahlungsanspruch nicht. Der Mieter kann jedoch die Legung der Abrechnung bei der Schlichtungsstelle oder dem Bezirksgericht beantragen. Für die Rückforderung zu Unrecht eingehobener Betriebskosten gilt nach § 27 Abs. 3 MRG eine dreijährige Verjährungsfrist.
Verteilerschlüssel
Grundregel: Nutzfläche (§ 17 MRG)
Im MRG-Bereich werden die Betriebskosten nach dem Verhältnis der Nutzflächen der einzelnen Mietgegenstände zur Gesamtnutzfläche des Hauses verteilt. Dabei werden auch leerstehende, aber vermietbare Einheiten berücksichtigt.
Als Nutzfläche gilt nach § 17 Abs. 2 MRG die gesamte Bodenfläche in Quadratmetern abzüglich der Wandstärken und der in der Grundfläche enthaltenen Wandöffnungen; Keller- und Dachbodenräume, die nicht zu Wohn- oder Geschäftszwecken geeignet sind, Treppen, Balkone und Terrassen bleiben außer Ansatz.
Abweichende Vereinbarungen
- Ein abweichender Verteilungsschlüssel kann schriftlich mit allen Mietern vereinbart werden (§ 17 Abs. 1 MRG).
- Für verbrauchsabhängige Kosten (z. B. Wasser) kann durch schriftliche Vereinbarung mit mindestens zwei Dritteln der Mieter eine verbrauchsbezogene Abrechnung eingeführt werden (§ 17 Abs. 1a MRG).
Formelle Anforderungen
Eine korrekte Betriebskostenabrechnung sollte enthalten:
- Abrechnungszeitraum (Kalenderjahr)
- Aufgliederung nach Kostenarten gemäß §§ 21–23 MRG
- Gesamtkosten pro Kostenart
- Verteilerschlüssel (Nutzfläche des Mieters im Verhältnis zur Gesamtnutzfläche)
- Anteil des Mieters pro Kostenart
- Summe der Vorauszahlungen des Mieters
- Saldo (Guthaben oder Nachzahlung)
Belegeinsichtsrecht
Nach § 21 Abs. 3 MRG muss der Vermieter den Hauptmietern auf Verlangen Einsicht in die der Abrechnung zugrunde liegenden Belege gewähren. Mieter können Kopien anfertigen (auf eigene Kosten). Der Vermieter hat die Einsicht in geeigneter Weise zu ermöglichen.
Wertgesicherter Mietzins (§ 45 MRG)
§ 45 MRG regelt die Wertbeständigkeit des Mietzinses für Mietverhältnisse, die vor dem 1. März 1994 abgeschlossen wurden. Für diese Altmietverträge gelten gesetzlich fixierte Mindestmietzinssätze je nach Wohnungskategorie (z. B. Kategorie A: 1,75 EUR/m² monatlich, jeweils valorisiert nach § 16 Abs. 6 MRG). Dieser Mechanismus ist nicht Bestandteil der Betriebskostenabrechnung, wird aber gesondert vorgeschrieben.
Anfechtung der Abrechnung
Mieter können eine Betriebskostenabrechnung bei der zuständigen Schlichtungsstelle (in Wien: MA 50) oder dem zuständigen Bezirksgericht überprüfen lassen, wenn:
- Nicht umlagefähige Kosten enthalten sind
- Der Verteilerschlüssel fehlerhaft angewendet wurde
- Belege nicht zur Einsicht vorgelegt werden
Für Rückforderungsansprüche gilt nach § 27 Abs. 3 MRG eine dreijährige Verjährungsfrist.
Wie Cleemo hilft
Cleemo unterstützt österreichische Vermieter bei der Betriebskostenabrechnung:
- Kategorisierung aller Betriebskosten nach MRG-Kostenarten
- Automatische Berechnung der Mieteranteile nach Nutzfläche
- Fristenverwaltung mit Erinnerung an die Legungsfrist (30. Juni)
- Dokumentenarchiv für alle Belege und Rechnungen
- Übersichtliches Dashboard mit Kosten pro Objekt und Einheit
Häufig gestellte Fragen
Kann ich die Verwaltungskosten in tatsächlicher Höhe umlegen?
Nein. Im MRG-Vollanwendungsbereich sind die Verwaltungskosten durch die gesetzliche Pauschale nach § 22 MRG gedeckelt. Für 2025 gilt ein Satz von 4,47 EUR netto/m² Nutzfläche und Jahr. Im ABGB-Bereich kann ein abweichender Betrag vereinbart werden.
Muss ich als Vermieter Betriebskosten für leerstehende Wohnungen selbst tragen?
Ja. Nach § 17 Abs. 1 MRG werden leerstehende, aber vermietbare Einheiten zwar in die Gesamtnutzfläche eingerechnet, der auf sie entfallende Kostenanteil trifft jedoch den Vermieter und darf nicht auf die anderen Mieter überwälzt werden.
Was ist der Unterschied zwischen Betriebskosten und laufenden öffentlichen Abgaben?
Die §§ 21 und 22 MRG unterscheiden zwischen Betriebskosten im engeren Sinne (z. B. Versicherungen, Hausbetreuung) und laufenden öffentlichen Abgaben (z. B. Grundsteuer, Kanalgebühren). Beide Kategorien können im Vollanwendungsbereich auf die Mieter umgelegt werden.
Wann verjährt der Anspruch auf Rückforderung zu Unrecht eingehobener Betriebskosten?
Nach § 27 Abs. 3 MRG beträgt die Verjährungsfrist für Rückforderungsansprüche drei Jahre.
Fazit
Die Betriebskostenabrechnung in Österreich unterliegt im MRG-Bereich strengen Regeln, die Vermieter genau kennen müssen. Der taxative Kostenkatalog, der Verteilungsschlüssel nach Nutzfläche, die gesetzliche Verwaltungskostenpauschale und die Legungsfrist bis 30. Juni bilden den verbindlichen Rahmen. Eine transparente, fristgerechte und korrekt aufgeschlüsselte Abrechnung vermeidet Streitigkeiten und schafft Vertrauen.
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