Datenschutzerklärung

Einleitung

Cleemo ("wir", "uns" oder "unser") verpflichtet sich, die personenbezogenen Daten seiner Nutzer gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem anwendbaren französischen Recht zu schützen. Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir Ihre personenbezogenen Daten erheben, verwenden, speichern und schützen, wenn Sie unsere Immobilienverwaltungsplattform unter cleemo.com nutzen. Durch die Nutzung von Cleemo bestätigen Sie, diese Datenschutzerklärung gelesen und verstanden zu haben.

Verantwortlicher

Der Verantwortliche im Sinne der DSGVO ist: Cleemo SAS, eine in Frankreich eingetragene vereinfachte Aktiengesellschaft. Kontakt: igor@cleemo.com. Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie unseren Datenschutzbeauftragten (DSB) unter der oben genannten Adresse kontaktieren.

Von uns erhobene Daten

Wir erheben folgende Kategorien personenbezogener Daten: (1) Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, berufliche Angaben; (2) Immobiliendaten: Immobilienadressen, Wohnungsbeschreibungen, Mietbedingungen, Mietbeträge; (3) Mieter- und Kontaktdaten: Namen, Kontaktdaten, Ausweisdokumente sofern gesetzlich erforderlich; (4) Finanzdaten: Mietzahlungshistorie, Bankverbindung für Lastschriften (verarbeitet über zertifizierte Zahlungsdienstleister); (5) Nutzungsdaten: Protokolldateien, IP-Adressen, Browsertyp, besuchte Seiten, auf der Plattform durchgeführte Aktionen; (6) Kommunikation: über die Plattform ausgetauschte Nachrichten zwischen Vermietern, Mietern und Dienstleistern.

Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken: (1) Bereitstellung und Verwaltung der Cleemo-Plattform und ihrer Funktionen; (2) Verwaltung von Benutzerkonten, Authentifizierung und Zugangskontrolle; (3) Erleichterung der Mietverwaltung, Mietnachverfolgung und Dokumentenspeicherung; (4) Verarbeitung von Mietzahlungen und Finanztransaktionen; (5) Versand von Benachrichtigungen, Erinnerungen und Warnungen zu Ihren Immobilien und Mietverhältnissen; (6) Bereitstellung von Kundensupport und Beantwortung von Anfragen; (7) Verbesserung unserer Plattform durch Analysen und Nutzerfeedback; (8) Einhaltung der für die Immobilienverwaltung in Frankreich geltenden gesetzlichen und behördlichen Verpflichtungen.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen gemäß Artikel 6 DSGVO: (1) Vertragserfüllung (Art. 6(1)(b)): Verarbeitung, die zur Erbringung des von Ihnen abonnierten Cleemo-Dienstes erforderlich ist; (2) Rechtliche Verpflichtung (Art. 6(1)(c)): Verarbeitung, die zur Einhaltung geltender Gesetze, einschließlich Buchhaltungs-, Steuer- und Immobilienrechtspflichten, erforderlich ist; (3) Berechtigte Interessen (Art. 6(1)(f)): Verarbeitung für Plattformsicherheit, Betrugsprävention und Serviceverbesserung, sofern Ihre Interessen nicht überwiegen; (4) Einwilligung (Art. 6(1)(a)): Verarbeitung für Marketingkommunikation und optionale Analysen, die Sie jederzeit widerrufen können.

Datenweitergabe und Dritte

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht. Ausschließlich auf der Seite demo.cleemo.com und mit der dort erteilten Einwilligung werden die im Cookie-Abschnitt beschriebenen Werbemessereignisse (Seitenaufruf, Demo-Anfrage und Demo-Buchung) an OpenAI übermittelt. Die Demo-Buchung und ihre Nachverfolgung per WhatsApp übernimmt Evo Agent (app.evo-agent.ai), unser Buchungstool als Auftragsverarbeiter. Wir können Ihre Daten an folgende Empfängerkategorien weitergeben: (1) Dienstleister als Auftragsverarbeiter: Cloud-Hosting-Anbieter (Daten in der EU gehostet), Zahlungsdienstleister, E-Mail-Zustelldienste und Kundensupport-Tools — alle durch Auftragsverarbeitungsverträge gebunden; (2) Andere Plattformnutzer: Vermieter und Mieter tauschen im Rahmen des Dienstes bestimmte Daten miteinander aus; (3) Behörden: soweit gesetzlich, gerichtlich oder zum Schutz der Rechte und Sicherheit der Nutzer erforderlich; (4) Unternehmensübertragungen: bei Fusionen, Übernahmen oder Vermögensverkäufen unter gleichwertigen Datenschutzgarantien.

Datenspeicherung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es zur Erfüllung der in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke erforderlich ist oder gesetzlich vorgeschrieben wird. Konkret: Kontodaten werden für die Dauer Ihres Abonnements und 3 Jahre danach aus rechtlichen Gründen gespeichert; Miet- und Finanzunterlagen werden gemäß französischem Buchführungsrecht 10 Jahre aufbewahrt; Kommunikation und Support-Aufzeichnungen werden 3 Jahre aufbewahrt; Nutzungsprotokolle werden 12 Monate gespeichert. Nicht mehr benötigte Daten werden sicher gelöscht oder anonymisiert.

Datensicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten vor unbefugtem Zugriff, Offenlegung, Veränderung oder Vernichtung zu schützen. Dazu gehören: Verschlüsselung von Daten während der Übertragung (TLS) und im Ruhezustand; Zugriffskontrollen, die den Datenzugang auf autorisiertes Personal beschränken; regelmäßige Sicherheitsaudits und Schwachstellenbewertungen; Daten auf ISO 27001-zertifizierter Infrastruktur in der EU gehostet; Vorfallreaktionsverfahren gemäß den DSGVO-Anforderungen zur Meldung von Datenpannen (72-Stunden-Meldung an die CNIL). Trotz aller Bemühungen ist kein System vollständig sicher.

Ihre Rechte gemäß DSGVO

Gemäß DSGVO haben Sie folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten: (1) Auskunftsrecht (Art. 15): Erhalt einer Kopie der über Sie gespeicherten Daten; (2) Recht auf Berichtigung (Art. 16): Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten; (3) Recht auf Löschung (Art. 17): Löschung Ihrer Daten, wenn keine rechtliche Grundlage für die Speicherung besteht; (4) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18): Einschränkung der Nutzung Ihrer Daten; (5) Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20): Erhalt Ihrer Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format; (6) Widerspruchsrecht (Art. 21): Widerspruch gegen Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen; (7) Widerrufsrecht: Widerruf der Einwilligung jederzeit möglich. Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich an igor@cleemo.com. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen. Sie haben auch das Recht, eine Beschwerde bei der CNIL (www.cnil.fr) einzureichen.

Tracking und Nutzungsstatistiken

Cleemo nutzt ein eigenes System für Nutzungsstatistiken, um die Plattform zu verbessern: anonyme HTTP-Anfragen ohne Drittanbieter-Cookies zu Ereigniskategorien, Seitenpfaden und einer anonymen Sitzungskennung. Diese Messung wird erst nach Ihrer Einwilligung aktiviert, die über das Banner beim ersten Besuch eingeholt wird; Sie können Ihre Wahl jederzeit über die Tracking-Einstellungen in der Fußzeile ändern. Ausschließlich auf der Seite demo.cleemo.com und mit der gesonderten Einwilligung, die Sie dort erteilen, nutzt Cleemo das OpenAI-Werbemesspixel: OpenAI erhält den Seitenaufruf, die Demo-Anfrage und die Demo-Buchung, die URL der Seite und technische Daten der Anfrage wie IP-Adresse und Browser. Von demo.cleemo.com aus setzt das Pixel zwei Cookies auf der Domain cleemo.com: __oppref (Anzeigenklick-ID, 30 Tage) und __obref (zufällige Browser-Referenz, 365 Tage). Diese Seite enthält kein eigenes Eingabefeld: Das Buchungsformular wird von unserem Buchungstool in einem separaten Rahmen angezeigt, den das Pixel nicht lesen kann. Unsere Ereignisse enthalten keine Kontaktdaten und keine Immobilien- oder Mieterdaten, und jedes verlangt den Ausschluss künftiger individueller Werbepersonalisierung. Vor der Einwilligung wird kein Pixel geladen, und es wird nie auf anderen Seiten der Website oder in den iOS- und Android-Apps geladen. Sie können diese Einwilligung über die Schaltfläche „Werbemessung“ der Seite ablehnen oder widerrufen, ohne Auswirkungen auf die Buchung; der Widerruf löscht beide Cookies. Anmeldecookies bleiben erforderlich.

Internationale Datenübermittlungen

Ihre personenbezogenen Daten werden hauptsächlich im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) gespeichert und verarbeitet. Bei der Nutzung von Dienstleistern außerhalb des EWR stellen wir sicher, dass geeignete Garantien gemäß Kapitel V DSGVO vorhanden sind, darunter: von der Europäischen Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln (SCC); Übermittlungen in Länder mit Angemessenheitsbeschluss; oder andere gesetzlich anerkannte Übermittlungsmechanismen. Informationen zu den spezifischen Garantien erhalten Sie unter igor@cleemo.com.

Datenschutz für Kinder

Die Cleemo-Plattform richtet sich an Erwachsene (ab 18 Jahren) und ist nicht für Kinder bestimmt. Wir erheben oder verarbeiten wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern unter 16 Jahren. Falls Sie glauben, dass wir versehentlich Daten eines Kindes erfasst haben, kontaktieren Sie uns umgehend unter igor@cleemo.com und wir werden diese Daten unverzüglich löschen.

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung gelegentlich aktualisieren, um Änderungen unserer Praktiken, Technologien, gesetzlichen Anforderungen oder aus anderen betrieblichen Gründen widerzuspiegeln. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie per E-Mail und/oder durch einen auffälligen Hinweis auf der Plattform mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten der Änderungen. Die aktualisierte Erklärung zeigt das Datum der letzten Überarbeitung oben auf der Seite. Wir empfehlen Ihnen, diese Datenschutzerklärung regelmäßig zu überprüfen. Ihre weitere Nutzung der Plattform nach dem Inkrafttreten gilt als Zustimmung zur aktualisierten Richtlinie.

Kontakt / Datenschutzbeauftragter

Für Fragen, Anfragen oder Beschwerden zu dieser Datenschutzerklärung oder der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kontaktieren Sie uns bitte: Per E-Mail: igor@cleemo.com — Per Post: Cleemo SAS, 2 rue du Malsaucy, 90300 Sermamagny, Frankreich. Wir sind bestrebt, alle datenschutzbezogenen Anfragen innerhalb von 30 Tagen zu beantworten. Wenn Sie mit unserer Antwort nicht zufrieden sind, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der CNIL einzureichen: Website: www.cnil.fr — Telefon: +33 (0)1 53 73 22 22 — Post: CNIL, 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, Frankreich.

Optionale Verbindung mit Google Kalender

Der Cleemo-Kalender funktioniert ohne Google-Konto. Wenn ein Administrator Google Kalender verbindet, erhält Cleemo die Identität des autorisierten Kontos (E-Mail-Adresse und Google-Kennung), die Liste der zugänglichen Kalender und ihrer Zugriffsrollen sowie anschließend die Ereignisse und Verfügbarkeiten des ausgewählten Kalenders. Die synchronisierten Daten umfassen Kennungen, nicht private Titel, Daten, Uhrzeiten, Zeitzonen und Status der Ereignisse. Beschreibungen und Teilnehmer der Ereignisse werden nicht importiert; die Titel privater oder vertraulicher Ereignisse werden ausgeblendet.

Die Kalenderdaten dienen dazu, den Kalender der Agentur auszuwählen, Termine anzuzeigen und Verfügbarkeiten zu prüfen. Nach Bestätigung durch den Nutzer und dessen ausdrücklicher Entscheidung für eine Google-Kopie erstellt Cleemo den Termin in diesem Kalender. Soweit Google Schreibzugriff gewährt, können Nutzer synchronisierte Termine ändern oder absagen sowie importierte Google-Ereignisse von Cleemo aus bearbeiten oder löschen. Bestehende Cleemo-Termine werden nicht automatisch exportiert, und über diese Integration werden keine Einladungen an Teilnehmer versendet.

Die Ereignisse des ausgewählten Kalenders sind für berechtigte Mitglieder der Agentur sichtbar. Zugriffs- und Aktualisierungstoken verbleiben auf dem Server von Cleemo und werden weder an den Browser noch an andere Agenturen übermittelt. Die Synchronisierung selbst tauscht Daten mit Google aus und ruft kein KI-Modell auf. Die nachfolgend beschriebenen, davon getrennten Funktionen Hermes und Gmail-Dokumentenimport können Google-Daten mit KI verarbeiten.

Die Spiegelung wird für einen Zeitraum von 7 vergangenen und 60 kommenden Tagen aktualisiert; schlägt die Synchronisierung fehl, bleibt die letzte erfolgreiche Kopie erhalten. „Von Cleemo trennen“ entfernt die Token dieser Verbindung und die Spiegelung aus dem aktiven Zustand. In Cleemo erstellte Termine und ihre Synchronisierungsreferenzen verbleiben gemäß den Aufbewahrungsfristen dieser Datenschutzerklärung im Verlauf der Agentur; durch das Trennen werden keine Ereignisse bei Google gelöscht. Sie können die Autorisierung auch über die Drittanbieterverbindungen Ihres Google-Kontos widerrufen oder unter igor@cleemo.com die Löschung der gespeicherten Daten beantragen, vorbehaltlich geltender Verpflichtungen. Sicherungskopien unterliegen den allgemeinen Aufbewahrungsfristen; eine sofortige Löschung wird nicht garantiert.

Drittanbieterverbindungen meines Google-Kontos verwalten

Die Nutzung und Übermittlung roher, aggregierter oder abgeleiteter Informationen, die Cleemo über Google Workspace APIs erhält, entspricht der Richtlinie zu Nutzerdaten und für Entwickler der Google Workspace APIs (Google Workspace API User Data and Developer Policy), einschließlich ihrer Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use). Diese Daten werden weder verkauft noch für Werbung verwendet noch zur Erstellung, zum Training oder zur Verbesserung allgemeiner KI- oder Machine-Learning-Modelle genutzt. Der Zugriff durch Menschen ist auf die nach dieser Richtlinie zulässigen Fälle beschränkt, insbesondere mit ausdrücklicher Einwilligung des Nutzers, zu Sicherheitszwecken oder zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen.

Richtlinie zu Nutzerdaten und für Entwickler der Google Workspace APIs

Google-Daten und künstliche Intelligenz

Hermes ist ein optionaler Assistent für Agenturen mit einer Google-Autorisierung, die von der Kalendersynchronisierung getrennt ist. Von einem berechtigten Nutzer angeforderte Gmail-Nachrichten und Google-Kalender-Ereignisse, Tool-Ergebnisse und der Gesprächskontext werden von OpenAI über Codex verarbeitet; Antworten werden über Telegram zugestellt, wenn dieser Kanal genutzt wird. Der Gmail-Dokumentenimport übermittelt Betreffzeilen, Absender, kurze E-Mail-Auszüge und Metadaten von Anhängen an OpenAI, um deren Relevanz zu bewerten. Ausgewählte PDFs oder Bilder werden zur Texterkennung (OCR) an Mistral AI übermittelt, und der extrahierte Text wird von OpenAI zur Klassifizierung und strukturierten Extraktion verarbeitet. Importierte Dateien werden in Cloudflare R2 gespeichert; gespeicherter OCR-Text kann später für vom Nutzer angeforderte Dokumentensuchen durch den Assistenten verwendet werden, vorbehaltlich der Zugriffsrechte des Arbeitsbereichs.

Die standardmäßige OpenAI-Verbindung nutzt ChatGPT Pro über das selbst gehostete Codex-Gateway von Cleemo oder direkt aus Hermes. Die Einstellung zum Modelltraining ist für das Konto deaktiviert. Mistral wird ausschließlich über seine gehostete OCR-API im Free-Tarif genutzt, wobei die Weitergabe von API-Daten für das Training sowie Labs deaktiviert sind. Diese Maßnahmen schließen neue Interaktionen vom Training allgemeiner Modelle aus; sie stellen keine Garantie einer Null-Datenspeicherung (Zero Data Retention) dar. Die strukturierte Dokumentenanalyse deaktiviert die Websuche und externe Tools. Hermes leitet Web-Tools nicht automatisch über anonyme kostenlose Anbieter. Cleemo übermittelt keine Google-Inhalte als Feedback für das Modelltraining oder als Fine-Tuning-Daten. Das Trennen der Google-Verbindung beendet künftige autorisierte Zugriffe; importierte Dokumente und der Verlauf des Assistenten unterliegen weiterhin den Aufbewahrungs- und Löschbestimmungen dieser Datenschutzerklärung. Anfragen können an igor@cleemo.com gerichtet werden.

Hermes transkribiert Sprachnachrichten lokal mit NVIDIA Parakeet TDT 0.6B v3. Diese lokale Inferenz übermittelt weder Audio noch Google-Daten an NVIDIA und verwendet sie nicht zum Training von NVIDIA-Modellen. Der entstehende Text kann anschließend als Kontext des Assistenten an OpenAI übermittelt werden. Die Dienste von OpenAI und Mistral selbst sind gehostete Dienste und keine Offline-Inferenz.

Optionaler ChatGPT-Konnektor

Cleemo funktioniert ohne ChatGPT. Wenn Sie Ihr Cleemo-Konto mit ChatGPT verbinden, kann die Cleemo-App für ChatGPT lesen, was Ihr Konto in Cleemo lesen kann: Arbeitsbereiche, Immobilien, Einheiten, Mietverträge, Mieten und Zahlungen, Kontakte und Mieter, Bewerbungen, Mandate, Vertriebsverfolgung, Dokumente und, wenn Sie Mitglied einer Agentur sind, die Daten dieser Agentur, auf die Ihre Rolle Zugriff gibt. Auf Ihre Anfrage kann sie auch erstellen, ändern, senden oder löschen, was Ihr Konto in Cleemo erstellen, ändern, senden oder löschen kann: ChatGPT zeigt Ihnen jede Änderung an und wartet auf Ihre Bestätigung, bevor es sie an Cleemo sendet. Einige Vorgänge bleiben der Cleemo-App selbst vorbehalten: das Löschen des Kontos, alles rund um die Authentifizierung (Passwort, Anmelde-E-Mail, Verknüpfung von Drittkonten), das Ausstellen oder Widerrufen von Zugriffstokens und die Verwaltung der Plattform. Technische Zugangsdaten (Tokens, Passwörter, Schlüssel) werden unkenntlich gemacht, bevor etwas an ChatGPT gesendet wird. Verbindungen, die vor dem 28. September 2026 hergestellt wurden, bleiben schreibgeschützt, bis Sie sie erneuern.

Diese Daten dienen einem einzigen Zweck: die Fragen zu beantworten, die Sie in ChatGPT stellen, und die Änderungen auszuführen, die Sie dort anfordern und bestätigen. Für jede Anfrage übermittelt ChatGPT an Cleemo den benötigten Lese- oder Änderungsauftrag, und nur diese Informationen werden übermittelt. Cleemo erhält nicht den Inhalt Ihrer Unterhaltungen mit ChatGPT, sondern nur die an Cleemo gerichteten Anfragen.

Die Antworten von Cleemo werden an OpenAI (OpenAI Ireland Ltd / OpenAI, L.L.C.) übermittelt, das sie in Ihrer Unterhaltung anzeigt und nach seinen eigenen Bedingungen und seiner Datenschutzerklärung sowie nach den Einstellungen Ihres ChatGPT-Kontos verarbeitet. Der Konnektor wird von Cloudflare, Inc. gehostet; der Dienst, der die Anfragen vorbereitet, wird von der Hetzner Online GmbH in Deutschland gehostet. Beide leiten Anfragen und Antworten weiter, ohne sie zu speichern.

Der Konnektor speichert keine Daten aus Ihrem Bestand. Er bewahrt bei Cloudflare die E-Mail-Adresse des verbundenen Kontos und das verschlüsselte Cleemo-Zugriffstoken auf: zusammen mit dem an ChatGPT übergebenen Zugriffstoken für eine Stunde; und zusammen mit dem Erneuerungstoken für 90 Tage, wobei diese Frist bei jeder Erneuerung neu beginnt. Eine nicht abgeschlossene Verbindungsanfrage wird nach 15 Minuten gelöscht. Auf der Seite von Cleemo bleibt das Zugriffstoken gültig, bis es widerrufen wird.

Sie können diesen Zugriff jederzeit entziehen: in Cleemo unter Einstellungen in der Liste der aktiven Zugriffe, wo die Verbindung unter dem Namen „ChatGPT (MCP)“ erscheint; oder in ChatGPT, indem Sie die Cleemo-App trennen. Der Widerruf in Cleemo wirkt sofort. Was bereits in Ihren Unterhaltungen angezeigt wurde, unterliegt weiterhin den Aufbewahrungsregeln von OpenAI.