Informativa sulla Privacy

Introduzione

Cleemo ("noi", "ci" o "nostro") si impegna a proteggere i dati personali dei propri utenti in conformità con il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) e la normativa francese applicabile. La presente Informativa sulla Privacy spiega come raccogliamo, utilizziamo, conserviamo e proteggiamo i tuoi dati personali quando utilizzi la nostra piattaforma di gestione immobiliare accessibile su cleemo.com. Utilizzando Cleemo, dichiari di aver letto e compreso la presente Informativa sulla Privacy.

Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento ai sensi del GDPR è: Cleemo SAS, società per azioni semplificata registrata in Francia. Contatto: igor@cleemo.com. Per qualsiasi domanda relativa al trattamento dei tuoi dati personali, puoi contattare il nostro Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) all'indirizzo sopra indicato.

Dati che raccogliamo

Raccogliamo le seguenti categorie di dati personali: (1) Dati dell'account: nome, indirizzo email, numero di telefono, dati professionali; (2) Dati immobiliari: indirizzi degli immobili, descrizioni delle unità, condizioni dei contratti di locazione, importi dei canoni; (3) Dati di inquilini e contatti: nomi, recapiti, documenti d'identità ove richiesto dalla legge; (4) Dati finanziari: storico dei pagamenti del canone, coordinate bancarie per l'addebito diretto (trattate tramite fornitori di pagamento certificati); (5) Dati di utilizzo: file di registro, indirizzi IP, tipo di browser, pagine visitate, azioni svolte sulla piattaforma; (6) Comunicazioni: messaggi scambiati tramite la piattaforma tra proprietari, inquilini e fornitori di servizi.

Finalità del trattamento dei dati

Trattiamo i tuoi dati personali per le seguenti finalità: (1) Fornitura e gestione della piattaforma Cleemo e delle sue funzionalità; (2) Gestione degli account utente, autenticazione e controllo degli accessi; (3) Facilitazione della gestione dei contratti di locazione, del monitoraggio dei canoni e dell'archiviazione dei documenti; (4) Elaborazione dei pagamenti dei canoni e delle transazioni finanziarie; (5) Invio di notifiche, promemoria e avvisi relativi ai tuoi immobili e locazioni; (6) Fornitura di assistenza clienti e risposta alle richieste; (7) Miglioramento della nostra piattaforma tramite analisi e feedback degli utenti; (8) Adempimento degli obblighi legali e normativi applicabili alla gestione immobiliare in Francia.

Base giuridica del trattamento

Trattiamo i tuoi dati personali sulla base delle seguenti basi giuridiche ai sensi dell'articolo 6 del GDPR: (1) Esecuzione di un contratto (art. 6(1)(b)): trattamento necessario per fornire il servizio Cleemo a cui hai aderito; (2) Obbligo legale (art. 6(1)(c)): trattamento richiesto per adempiere alle leggi applicabili, inclusi gli obblighi contabili, fiscali e di diritto immobiliare; (3) Legittimo interesse (art. 6(1)(f)): trattamento per la sicurezza della piattaforma, la prevenzione delle frodi e il miglioramento dei servizi, laddove i tuoi interessi non prevalgano sui nostri; (4) Consenso (art. 6(1)(a)): trattamento per comunicazioni di marketing e analisi opzionali, che puoi revocare in qualsiasi momento.

Condivisione dei dati e terze parti

Non vendiamo i tuoi dati personali. Solo sulla pagina demo.cleemo.com, e con il consenso che dai su quella pagina, gli eventi di misurazione pubblicitaria descritti nella sezione sui cookie (pagina visualizzata, demo richiesta e prenotata) sono condivisi con OpenAI. La prenotazione della demo e il suo follow-up via WhatsApp sono gestiti da Evo Agent (app.evo-agent.ai), il nostro strumento di prenotazione che agisce come responsabile del trattamento. Possiamo condividere i tuoi dati con le seguenti categorie di destinatari: (1) Fornitori di servizi che agiscono in qualità di responsabili del trattamento: fornitori di hosting cloud (dati ospitati nell'Unione Europea), fornitori di pagamento, servizi di consegna email e strumenti di assistenza clienti — tutti vincolati da accordi sul trattamento dei dati; (2) Altri utenti della piattaforma: proprietari e inquilini condividono determinati dati tra loro nell'ambito del servizio (es. recapiti nell'ambito di una locazione attiva); (3) Autorità legali: quando richiesto dalla legge, da un provvedimento giudiziario o per proteggere i diritti e la sicurezza degli utenti; (4) Trasferimenti d'azienda: in caso di fusione, acquisizione o cessione di asset, i tuoi dati possono essere trasferiti subordinatamente a garanzie equivalenti in materia di protezione dei dati.

Conservazione dei dati

Conserviamo i tuoi dati personali solo per il tempo necessario al raggiungimento delle finalità descritte nella presente Informativa sulla Privacy, o come richiesto dalla legge. In particolare: i dati dell'account vengono conservati per la durata del tuo abbonamento e per 3 anni successivi per ragioni legali; i documenti relativi ai contratti di locazione e i registri finanziari vengono conservati per 10 anni in conformità con il diritto contabile francese; le comunicazioni e i registri di assistenza vengono conservati per 3 anni; i log di utilizzo vengono conservati per 12 mesi. Quando i dati non sono più necessari, vengono cancellati in modo sicuro o anonimizzati. Puoi richiedere la cancellazione anticipata dei tuoi dati nel rispetto dei nostri obblighi legali di conservazione.

Sicurezza dei dati

Adottiamo misure di sicurezza tecniche e organizzative adeguate per proteggere i tuoi dati personali da accessi non autorizzati, divulgazione, alterazione o distruzione. Tali misure includono: cifratura dei dati in transito (TLS) e a riposo; controlli degli accessi che limitano l'accesso ai dati al solo personale autorizzato; audit di sicurezza regolari e valutazioni delle vulnerabilità; dati ospitati su infrastrutture certificate ISO 27001 all'interno dell'Unione Europea; procedure di risposta agli incidenti conformi ai requisiti di notifica delle violazioni del GDPR (notifica alla CNIL entro 72 ore). Nonostante i nostri sforzi, nessun sistema è completamente sicuro. In caso di violazione dei dati che incida sui tuoi diritti e libertà, ti notificheremo come previsto dalla legge.

I tuoi diritti ai sensi del GDPR

Ai sensi del GDPR, hai i seguenti diritti in merito ai tuoi dati personali: (1) Diritto di accesso (art. 15): ottenere una copia dei dati personali che deteniamo su di te; (2) Diritto di rettifica (art. 16): richiedere la correzione di dati inesatti o incompleti; (3) Diritto alla cancellazione (art. 17): richiedere la cancellazione dei tuoi dati quando non esiste una base giuridica per la conservazione; (4) Diritto alla limitazione del trattamento (art. 18): richiedere che limitiamo l'utilizzo dei tuoi dati; (5) Diritto alla portabilità dei dati (art. 20): ricevere i tuoi dati in un formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico; (6) Diritto di opposizione (art. 21): opporsi al trattamento basato su legittimi interessi; (7) Diritto di revoca del consenso: laddove il trattamento sia basato sul consenso, puoi revocarlo in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità dei trattamenti precedenti. Per esercitare questi diritti, contattaci a igor@cleemo.com. Risponderemo entro 30 giorni. Hai inoltre il diritto di presentare un reclamo alla CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés) su www.cnil.fr.

Tracciamento e statistiche d'uso

Cleemo usa un proprio sistema di statistiche d’uso per migliorare la piattaforma: richieste HTTP anonime, senza cookie di terze parti, relative a categorie di eventi, percorsi di pagina e un identificatore di sessione anonimo. Questa misurazione è attivata solo dopo il tuo consenso, raccolto tramite il banner mostrato alla prima visita; puoi cambiare la tua scelta in qualsiasi momento dalle preferenze di tracciamento nel piè di pagina. Solo sulla pagina demo.cleemo.com, e con il consenso distinto che dai su quella pagina, Cleemo usa il pixel di misurazione pubblicitaria OpenAI: OpenAI riceve la visualizzazione della pagina, la richiesta di demo e la prenotazione della demo, l’URL della pagina e i dati tecnici della richiesta, come IP e browser. Da demo.cleemo.com, il pixel imposta due cookie sul dominio cleemo.com: __oppref (identificativo del clic, 30 giorni) e __obref (riferimento casuale del browser, 365 giorni). Quella pagina non contiene alcun campo di inserimento: il modulo di prenotazione è mostrato in un riquadro separato dal nostro strumento di prenotazione, che il pixel non può leggere. I nostri eventi non contengono dati di contatto né dati immobiliari o degli inquilini, e ciascuno richiede l’esclusione dalla futura personalizzazione pubblicitaria individuale. Nessun pixel viene caricato prima del consenso, e non viene mai caricato sulle altre pagine del sito né nelle app iOS e Android. Puoi rifiutare o revocare quel consenso dal pulsante “Misurazione pubblicitaria” della pagina, senza effetti sulla prenotazione; la revoca elimina entrambi i cookie. I cookie di autenticazione restano necessari.

Trasferimenti internazionali di dati

I tuoi dati personali sono principalmente archiviati e trattati all'interno dello Spazio Economico Europeo (SEE). Nei casi in cui ci avvaliamo di fornitori di servizi situati al di fuori del SEE, ci assicuriamo che siano in vigore le garanzie appropriate richieste dal Capitolo V del GDPR, tra cui: Clausole Contrattuali Standard (CCS) approvate dalla Commissione europea; trasferimenti verso paesi che beneficiano di una decisione di adeguatezza; o altri meccanismi di trasferimento legalmente riconosciuti. Puoi richiedere informazioni sulle garanzie specifiche applicabili a qualsiasi trasferimento internazionale contattandoci a igor@cleemo.com.

Tutela della privacy dei minori

La piattaforma Cleemo è destinata all'uso da parte di adulti (di età pari o superiore a 18 anni) e non è rivolta ai minori. Non raccogliamo né trattiamo consapevolmente dati personali di minori di 16 anni. Se ritieni che abbiamo raccolto inavvertitamente dati relativi a un minore, contattaci immediatamente a igor@cleemo.com e provvederemo alla tempestiva cancellazione di tali dati.

Modifiche alla presente Informativa sulla Privacy

Possiamo aggiornare la presente Informativa sulla Privacy di tanto in tanto per riflettere cambiamenti nelle nostre pratiche, tecnologie, requisiti legali o per altri motivi operativi. Quando apportiamo modifiche significative, vi informeremo via email e/o visualizzando un avviso ben visibile sulla piattaforma almeno 30 giorni prima dell'entrata in vigore delle modifiche. L'informativa aggiornata indicherà la data dell'ultima revisione in cima alla pagina. Vi invitiamo a consultare periodicamente la presente Informativa sulla Privacy. L'utilizzo continuato della piattaforma dopo la data di entrata in vigore delle modifiche costituisce accettazione dell'informativa aggiornata.

Contattaci / Responsabile della protezione dei dati

Per qualsiasi domanda, richiesta o reclamo relativo alla presente Informativa sulla Privacy o al trattamento dei tuoi dati personali, contattaci: Via email: igor@cleemo.com — Per posta: Cleemo SAS, 2 rue du Malsaucy, 90300 Sermamagny, Francia. Ci impegniamo a risolvere tutte le richieste relative alla privacy entro 30 giorni dal ricevimento. Se non sei soddisfatto della nostra risposta, hai il diritto di presentare un reclamo all'autorità francese per la protezione dei dati, la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL): Sito web: www.cnil.fr — Telefono: +33 (0)1 53 73 22 22 — Posta: CNIL, 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, Francia.

Connessione facoltativa a Google Calendar

Il calendario di Cleemo funziona senza Google. Se un amministratore collega Google Calendar, Cleemo riceve l’identità dell’account autorizzato (indirizzo e-mail e identificatore Google), l’elenco dei calendari accessibili e i relativi ruoli di accesso, quindi gli eventi e le disponibilità del calendario selezionato. I dati sincronizzati comprendono identificatori, titoli non privati, date, orari, fusi orari e stati degli eventi. Le descrizioni e i partecipanti degli eventi non vengono importati; i titoli degli eventi privati o riservati sono nascosti.

I dati del calendario sono utilizzati per selezionare il calendario dell’agenzia, visualizzare gli appuntamenti e verificare le disponibilità. Dopo la conferma dell’utente e la scelta esplicita di aggiungere una copia su Google, Cleemo crea l’appuntamento in tale calendario. Quando Google concede l’accesso in scrittura, gli utenti possono modificare o annullare gli appuntamenti sincronizzati, nonché modificare o eliminare da Cleemo gli eventi Google importati. Gli appuntamenti Cleemo esistenti non vengono esportati automaticamente e questa integrazione non invia inviti ai partecipanti.

Gli eventi del calendario selezionato sono visibili ai membri autorizzati dell’agenzia. I token di accesso e di aggiornamento restano sul server di Cleemo e non vengono trasmessi al browser né ad altre agenzie. La sincronizzazione in sé scambia dati con Google e non richiama alcun modello di IA. Le funzionalità distinte dell’agente IA dell’agenzia e di importazione di documenti da Gmail, descritte di seguito, possono trattare dati Google con l’IA.

La copia speculare viene aggiornata su una finestra di 7 giorni passati e 60 giorni futuri; se la sincronizzazione non riesce, viene conservata l’ultima copia riuscita. «Scollega da Cleemo» rimuove i token di questa connessione e la copia speculare dallo stato attivo. Gli appuntamenti creati in Cleemo e i relativi riferimenti di sincronizzazione restano nello storico dell’agenzia secondo i periodi di conservazione della presente informativa; lo scollegamento non elimina gli eventi presso Google. Puoi inoltre revocare l’autorizzazione dalle connessioni di terze parti del tuo account Google, oppure richiedere la cancellazione dei dati conservati scrivendo a igor@cleemo.com, fatti salvi gli obblighi applicabili. I backup seguono i periodi generali di conservazione e la loro cancellazione immediata non è garantita.

Gestisci le connessioni di terze parti del mio account Google

L’utilizzo e il trasferimento da parte di Cleemo delle informazioni grezze, aggregate o derivate ricevute dalle API di Google Workspace rispettano le Norme relative ai dati utente e agli sviluppatori delle API di Google Workspace, compresi i requisiti di utilizzo limitato (Limited Use). Questi dati non vengono venduti, né utilizzati a fini pubblicitari, né utilizzati per creare, addestrare o migliorare modelli generalizzati di IA o di apprendimento automatico. L’accesso umano è limitato ai casi consentiti da tali norme, tra cui il consenso esplicito dell’utente, finalità di sicurezza e obblighi di legge.

Norme relative ai dati utente e agli sviluppatori delle API di Google Workspace

Dati Google e intelligenza artificiale

L’agente IA dell’agenzia è facoltativo e dispone di un’autorizzazione Google distinta dalla sincronizzazione del calendario. I messaggi Gmail e gli eventi di Google Calendar richiesti da un utente autorizzato, i risultati degli strumenti e il contesto della conversazione sono trattati da OpenAI tramite Codex; le risposte vengono recapitate tramite Telegram quando si utilizza tale canale. L’importazione di documenti da Gmail trasmette a OpenAI oggetti, mittenti, brevi estratti delle e-mail e metadati degli allegati per valutarne la pertinenza. I PDF o le immagini selezionati vengono inviati a Mistral AI per l’OCR, e il testo estratto viene trattato da OpenAI per la classificazione e l’estrazione strutturata. I file importati sono conservati in Cloudflare R2; il testo OCR conservato può essere utilizzato in seguito nelle ricerche documentali richieste dall’utente all’assistente, nel rispetto dei diritti di accesso dello spazio di lavoro.

La connexion OpenAI de Cleemo (ChatGPT Pro, par sa passerelle Codex auto-hébergée) a le réglage « Améliorer le modèle pour tout le monde » désactivé. Quand l’agence relie son propre compte ChatGPT, l’agent IA de l’agence traite les données par ce compte : Cleemo demande à l’agence d’y désactiver ce réglage (Paramètres › Contrôle des données), pour que ses données n’entraînent aucun modèle, et ne peut pas le faire à sa place. Cleemo n’utilise pas lui-même ces données pour créer, entraîner ou améliorer des modèles d’IA. Mistral est utilisé uniquement via son API OCR hébergée, avec l’offre Free, le partage API pour l’entraînement désactivé et Labs désactivé. Ces contrôles excluent les nouvelles interactions de l’entraînement de modèles généralisés ; ils ne constituent pas une garantie de conservation nulle (Zero Data Retention). L’analyse structurée des documents désactive la recherche web et les outils externes. L’agent IA de l’agence ne route pas automatiquement ses outils web vers des fournisseurs gratuits anonymes. Cleemo ne transmet pas de contenu Google comme retour d’évaluation pour l’entraînement ou comme données de fine-tuning. La déconnexion Google arrête les accès autorisés futurs ; les documents importés et l’historique de l’assistant restent soumis aux règles de conservation et d’effacement de cette politique. Les demandes peuvent être adressées à igor@cleemo.com.

L’agente IA dell’agenzia trascrive i messaggi vocali in locale, sui server di Cleemo, con NVIDIA Parakeet TDT 0.6B v3. Questa inferenza locale non trasmette audio né dati Google a NVIDIA e non li utilizza per addestrare i modelli di NVIDIA. Il testo risultante può poi essere inviato a OpenAI come contesto dell’assistente. I servizi OpenAI e Mistral in sé sono servizi ospitati, non un’inferenza offline.

Espace de documents de l’agence : Dropbox, Google Drive ou OneDrive (facultatif)

Cleemo Drive, le stockage de Cleemo, reste le choix par défaut. Si un administrateur de l’agence relie une Dropbox, un Google Drive ou un OneDrive (avec SharePoint), Cleemo reçoit l’adresse du compte relié et lit, sous le dossier racine que l’administrateur a choisi, les noms, chemins, tailles et dates des fichiers, ainsi que le contenu d’un fichier quand un membre de l’agence l’ouvre ou que l’agent IA de l’agence le demande. À la demande d’une personne de l’agence, l’agent IA peut aussi, sous ce dossier seulement, y ajouter un document, créer un dossier, remplacer le contenu d’un fichier (le fournisseur garde ses versions précédentes), renommer ou déplacer un fichier ou un dossier. Cleemo n’y supprime jamais rien. Les documents que Cleemo produit (quittances, baux, états des lieux, pièces d’assemblée générale) restent dans le stockage de Cleemo et ne sont pas copiés automatiquement chez le fournisseur.

Ces fichiers sont visibles des membres qui voient toute l’agence ; un membre limité à un service ne les voit pas. L’agent IA de l’agence, qui fonctionne sur les serveurs de Cleemo, les lit et y écrit par Cleemo, à la demande d’une personne de l’agence et pour répondre à cette demande, et il lui dit ce qu’il a écrit : les noms et le contenu des fichiers qu’il lit sont alors traités par OpenAI via Codex pour préparer sa réponse. Cleemo ne vend pas ces données, ne les utilise pas pour la publicité et ne les utilise pas lui-même pour créer, entraîner ou améliorer des modèles d’IA. L’agent IA de l’agence les traite par le compte ChatGPT que l’agence a relié ou, le temps d’une transition, par celui de Cleemo, où « Améliorer le modèle pour tout le monde » est désactivé. Cleemo demande à l’agence de désactiver ce réglage dans son propre compte (Paramètres › Contrôle des données), pour que ses données n’entraînent aucun modèle.

Les jetons d’accès et de renouvellement restent sur le serveur de Cleemo : ils ne sont transmis ni au navigateur, ni à l’agent IA, ni aux autres agences. Chez Dropbox et OneDrive, un fichier que l’agent IA télécharge ou envoie passe par un lien temporaire du fournisseur, valable pour ce seul fichier. Chez Google Drive, le contenu d’un fichier que l’agent IA ouvre passe par le serveur de Cleemo, par morceaux, chacun gardé en mémoire une minute et demie au plus, le temps que l’agent IA le relève, et un envoi passe par une adresse d’envoi de Google valable pour ce seul fichier (une semaine au plus chez Google). La copie d’un fichier ouvert reste sur le serveur de l’agent IA 24 heures au plus. Cleemo ne garde pas le contenu des fichiers au-delà. Chaque écriture est notée dans le journal de l’équipe de Cleemo (l’agence, l’opération et le chemin, jamais le contenu). « Déconnecter », dans Réglages › Documents, retire les jetons et les révoque chez Google et chez Dropbox. L’agence peut aussi retirer l’accès depuis les réglages de son compte chez le fournisseur, ou demander l’effacement des données conservées à igor@cleemo.com.

L’agent IA de l’agence : relecture par l’équipe de Cleemo

Pour superviser et améliorer l’agent IA de l’agence, l’équipe de Cleemo peut relire ses échanges et ses actions (les demandes reçues, ses réponses, les documents qu’il a lus ou écrits pour y répondre), avec l’aide d’un outil d’IA d’Anthropic (Anthropic, PBC, aux États-Unis).

Les données qui viennent des services Google (Gmail, Google Agenda, Google Drive) ne sont lues par l’équipe de Cleemo, avec ou sans cet outil, que dans les conversations où l’agence l’a invitée, sur un échange précis que l’agence lui signale, ou pour la sécurité et le respect de la loi, conformément aux règles d’utilisation limitée de Google.

Cette relecture sert seulement à corriger et à améliorer l’agent IA de l’agence.

Connettore ChatGPT (facoltativo)

Cleemo funziona senza ChatGPT. Se colleghi il tuo account Cleemo a ChatGPT, l'app Cleemo per ChatGPT può leggere ciò che il tuo account può leggere in Cleemo: spazi di lavoro, immobili, unità, contratti di locazione, canoni e pagamenti, contatti e inquilini, candidature, mandati, monitoraggio commerciale, documenti e, se sei membro di un'agenzia, i dati di quell'agenzia a cui il tuo ruolo dà accesso. Su tua richiesta può anche creare, modificare, inviare o eliminare ciò che il tuo account può creare, modificare, inviare o eliminare in Cleemo: ChatGPT ti mostra ogni modifica e attende la tua conferma prima di inviarla a Cleemo. Alcune operazioni restano riservate all'app Cleemo stessa: l'eliminazione dell'account, tutto ciò che riguarda l'autenticazione (password, e-mail di accesso, collegamento di account di terzi), l'emissione o la revoca di token di accesso e l'amministrazione della piattaforma. Le credenziali tecniche (token, password, chiavi) vengono oscurate prima di inviare qualsiasi cosa a ChatGPT. Le connessioni create prima del 28 settembre 2026 restano in sola lettura finché non le rinnovi.

Questi dati servono a un'unica finalità: rispondere alle domande che poni in ChatGPT ed eseguire le modifiche che vi richiedi e confermi. Per ogni richiesta, ChatGPT invia a Cleemo la lettura o la modifica necessaria, e vengono trasmesse soltanto quelle informazioni. Cleemo non riceve il contenuto delle tue conversazioni con ChatGPT, ma solo le richieste che gli vengono rivolte.

Le risposte di Cleemo sono trasmesse a OpenAI (OpenAI Ireland Ltd / OpenAI, L.L.C.), che le mostra nella tua conversazione e le tratta secondo le proprie condizioni e la propria informativa sulla privacy, nonché secondo le impostazioni del tuo account ChatGPT. Il connettore è ospitato da Cloudflare, Inc.; il servizio che prepara le richieste è ospitato da Hetzner Online GmbH, in Germania. Entrambi fanno transitare richieste e risposte senza conservarle.

Il connettore non conserva alcun dato del tuo portafoglio. Conserva, presso Cloudflare, l'indirizzo e-mail dell'account collegato e il token di accesso Cleemo, cifrato: insieme al token di accesso consegnato a ChatGPT, per un'ora; e insieme al token di rinnovo, per 90 giorni, periodo che riparte a ogni rinnovo. Una richiesta di connessione non completata viene cancellata dopo 15 minuti. Lato Cleemo, il token di accesso resta valido fino alla revoca.

Puoi revocare questo accesso in qualsiasi momento: in Cleemo, da Impostazioni, nell'elenco degli accessi attivi, dove la connessione compare con il nome «ChatGPT (MCP)»; oppure in ChatGPT, scollegando l'app Cleemo. La revoca in Cleemo ha effetto immediato. Ciò che è già stato mostrato nelle tue conversazioni resta soggetto alle regole di conservazione di OpenAI.