Politique de confidentialité

1. Objet

Cleemo traite des données personnelles dans le cadre de l'exploitation de sa plateforme de gestion immobilière. La présente politique décrit quelles données sont traitées, pourquoi, sur quel fondement, avec qui elles sont partagées, combien de temps elles sont conservées et quels droits vous pouvez exercer.

Elle s'applique au site www.cleemo.com, à l'application web, aux applications mobiles et à l'ensemble des espaces de la Plateforme.

Cleemo applique le règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) et la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, dite loi Informatique et Libertés.

2. Qui traite vos données : deux rôles distincts

Cette distinction commande l'ensemble de la politique et détermine à qui adresser vos demandes.

Cleemo, responsable de traitement

Cleemo détermine les finalités et les moyens des traitements relatifs à la gestion de ses propres relations : comptes des Clients, souscription et facturation, support, sécurité de la Plateforme, mesure d'audience et prospection commerciale.

Le responsable de traitement est CLEEMO, société par actions simplifiée au capital de 4 000 €, dont le siège social est situé 2 rue du Malsaucy, 90300 Sermamagny, France, immatriculée au Registre du commerce et des sociétés de Belfort sous le numéro 104637210, SIRET du siège 10463721000014, numéro de TVA intracommunautaire FR48104637210, code APE 6201Z (programmation informatique).

Cleemo, sous-traitant

Lorsqu'un Bailleur ou une Agence utilise la Plateforme pour gérer ses biens, ses baux, ses locataires, ses candidats et ses prestataires, c'est lui qui décide des finalités et des moyens du traitement. Il est responsable de traitement ; Cleemo n'agit que sur ses instructions, en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD.

Concrètement, si vous êtes locataire ou candidat à la location, le responsable du traitement de votre dossier est le bailleur ou l'agence qui gère votre logement. Vos demandes d'accès, de rectification ou d'effacement de ces données doivent lui être adressées en priorité. Cleemo lui apporte son concours et peut vous orienter vers lui.

Engagements de Cleemo en qualité de sous-traitant

Cleemo s'engage à ne traiter les données que sur instruction documentée du responsable de traitement, à garantir la confidentialité des personnes autorisées à y accéder, à mettre en œuvre les mesures de sécurité décrites à l'article 11, à n'engager de sous-traitant ultérieur que parmi ceux listés à l'article 8, à assister le responsable de traitement dans le traitement des demandes d'exercice des droits, dans la notification des violations de données et dans la réalisation des analyses d'impact, et à supprimer ou restituer les données au terme de la prestation dans les conditions de l'article 10.

3. Contact

Pour toute question relative à vos données personnelles : igor@cleemo.com, ou par courrier à CLEEMO, 2 rue du Malsaucy, 90300 Sermamagny, France.

Cleemo n'est pas tenue de désigner un délégué à la protection des données au sens de l'article 37 du RGPD. Un interlocuteur dédié aux questions de protection des données est joignable à l'adresse ci-dessus.

4. Données traitées

Bailleurs, agences et leurs collaborateurs

• identification et contact : nom, prénom, adresse électronique, numéro de téléphone, langue, photographie de profil le cas échéant ;
• compte et authentification : mot de passe conservé sous forme d'empreinte cryptographique, identifiants de connexion délégués Google, Apple ou GitHub, journaux de connexion, appareils enregistrés pour les notifications ;
• données professionnelles : dénomination sociale, forme juridique, numéros SIREN et SIRET, adresse, numéro de TVA, carte professionnelle le cas échéant ;
• abonnement et facturation : formule, historique des commandes, factures, identifiants du prestataire de paiement, statut de l'abonnement ;
• patrimoine et gestion : biens, lots, caractéristiques techniques, diagnostics, copropriété, baux, loyers, charges, dépenses, documents ;
• données bancaires agrégées lorsque la fonctionnalité est activée : intitulé et solde des comptes connectés, libellés, montants et dates des opérations ;
• échanges avec le support et signalements ;
• données d'usage et de sécurité : journaux techniques, adresse IP, type de terminal et de navigateur, horodatages.

Locataires et candidats à la location

• identité et coordonnées : nom, prénom, adresse électronique, numéro de téléphone, adresse ;
• situation locative : logement occupé, bail, dates d'entrée et de sortie, loyer, charges, dépôt de garantie, quittances, historique des paiements enregistrés par le bailleur ;
• dossier de location constitué par le candidat : situation professionnelle, ressources, garants, et les pièces justificatives correspondantes ;
• états des lieux, relevés de compteurs, photographies des lieux ;
• tickets d'incident, messages et pièces jointes ;
• compte et journaux de connexion lorsqu'un accès à l'espace locataire a été ouvert.

Prestataires

• identité, coordonnées, activité, informations d'entreprise ;
• interventions, devis, échanges et pièces jointes.

Visiteurs du site

• données de navigation soumises à consentement, décrites à l'article 12 ;
• informations transmises via les formulaires de contact, de démonstration ou de simulation.

5. Origine des données

Les données sont collectées directement auprès des personnes concernées lorsqu'elles créent un compte, remplissent un formulaire ou déposent un document.

Certaines données sont collectées indirectement : un bailleur ou une agence peut renseigner les coordonnées d'un locataire, d'un candidat ou d'un prestataire avant que celui-ci n'accède à la Plateforme. Dans ce cas, le responsable de traitement est le bailleur ou l'agence, à qui il appartient d'informer la personne concernée conformément à l'article 14 du RGPD. Cleemo l'assiste en adressant, lors de la première invitation, un message rappelant l'origine des données et l'existence de la présente politique.

D'autres données proviennent de sources publiques ou de partenaires : bases publiques d'entreprises pour le préremplissage des informations légales, services de cartographie et de géocodage pour les adresses, établissements bancaires via le prestataire d'agrégation, portails d'annonces pour les retours de diffusion.

6. Finalités et bases légales

Exécution du contrat (article 6.1.b du RGPD)

• création et gestion du compte, authentification, gestion des espaces de travail et des droits d'accès ;
• fourniture des fonctionnalités souscrites : baux, loyers, quittances, charges, documents, états des lieux, tickets, annonces, signature électronique ;
• gestion de l'abonnement, de la facturation et du recouvrement ;
• assistance et support.

Obligation légale (article 6.1.c du RGPD)

• conservation des pièces comptables et des factures ;
• obligations fiscales ;
• réponse aux réquisitions des autorités habilitées.

Intérêt légitime (article 6.1.f du RGPD)

• sécurité de la Plateforme, prévention et détection des fraudes et des abus ;
• amélioration du Service, statistiques agrégées, diagnostic des incidents ;
• prospection commerciale auprès de professionnels, dans le respect de leur droit d'opposition ;
• défense des droits de Cleemo en cas de litige.

Pour chacun de ces traitements, Cleemo s'assure que ses intérêts ne prévalent pas sur les droits et libertés des personnes concernées.

Consentement (article 6.1.a du RGPD)

• mesure d'audience et statistiques d'usage sur le site ;
• connexion d'un compte bancaire par agrégation ;
• communications commerciales adressées à des particuliers ;
• accès aux fonctions du terminal dans les applications mobiles : appareil photo, photothèque, fichiers, notifications.

Le consentement peut être retiré à tout moment, sans que cela n'affecte la licéité des traitements déjà réalisés.

Instructions du responsable de traitement (article 28 du RGPD)

Pour les données des locataires, candidats et prestataires traitées pour le compte d'un bailleur ou d'une agence, la base légale est déterminée par ce responsable de traitement, généralement l'exécution du contrat de bail, une obligation légale ou son intérêt légitime.

7. Intelligence artificielle

Certaines fonctionnalités reposent sur des modèles d'intelligence artificielle : assistant conversationnel, rédaction assistée, lecture automatique de documents, reconnaissance de caractères, classement et suggestions.

Leur mise en œuvre suppose la transmission des contenus concernés — question posée, document analysé, éléments de contexte du dossier — aux prestataires listés à l'article 8. OpenAI traite les conversations et les textes avec le réglage d'entraînement du compte désactivé. Mistral AI traite uniquement les documents pour l'OCR, avec le partage des appels API pour l'entraînement et les modèles Labs désactivés. Ces contrôles portent sur les nouvelles interactions et ne constituent pas une garantie de conservation nulle. Le supplément Google ci-dessous précise les parcours de données et les destinataires.

Aucune décision produisant des effets juridiques à l'égard d'une personne, notamment l'acceptation ou le refus d'une candidature locative, n'est prise sur le seul fondement d'un traitement automatisé au sens de l'article 22 du RGPD. Les résultats produits sont des aides à la décision soumises à l'appréciation d'une personne physique.

L'usage des fonctionnalités d'intelligence artificielle n'est pas nécessaire à la gestion locative : le Service reste utilisable sans y recourir.

Le connecteur ChatGPT est un cas distinct : c'est l'Utilisateur qui, depuis son propre compte ChatGPT, interroge son compte Cleemo et y demande des modifications, chacune confirmée par lui dans ChatGPT avant d'être exécutée. Il est décrit dans la section « Connecteur ChatGPT (facultatif) » à la fin de la présente politique.

8. Destinataires et sous-traitants

Cleemo ne vend pas les données personnelles. Sur la seule page demo.cleemo.com, et avec l'accord que vous donnez sur cette page, les événements de mesure publicitaire décrits à l'article 12 sont transmis à OpenAI.

Au sein de la Plateforme

Les données sont accessibles aux Utilisateurs habilités par le Client sur son Espace de travail. Un locataire accède à ses propres données et à celles de son logement ; un prestataire accède aux seules informations nécessaires à son intervention.

Sous-traitants techniques

• Lamdera — hébergement et exploitation de la Plateforme ;
• Cloudflare, Inc. — stockage des documents et fichiers (Cloudflare R2), diffusion et protection contre les attaques, relais des notifications poussées, hébergement du connecteur ChatGPT ;
• Hetzner Online GmbH (Allemagne) — hébergement du service qui prépare les demandes du connecteur ChatGPT ;
• Stripe, Inc. — traitement des paiements par carte et gestion des abonnements ;
• RevenueCat, Inc., Apple Inc. et Google LLC — gestion des abonnements souscrits par achat intégré depuis les applications mobiles ;
• Powens — agrégation bancaire en qualité de prestataire de services d'information sur les comptes ;
• Resend — envoi des courriers électroniques transactionnels ;
• OpenAI, Ireland Ltd / OpenAI, L.L.C. — fonctionnalités d'assistant et de génération de texte ;
• Mistral AI — lecture et reconnaissance de caractères sur les documents ;
• Telegram — acheminement des messages et réponses de l’assistant Hermes lorsque l’agence utilise ce canal ;
• Evo Agent (app.evo-agent.ai) — formulaire de réservation des démonstrations sur la page demo.cleemo.com et suivi par WhatsApp des demandes de démonstration ;
• Geoapify, Google LLC et Longdo Map — géocodage des adresses, cartographie et complétion d'adresses ;
• Apple Push Notification service et Firebase Cloud Messaging — acheminement des notifications poussées ;
• Google LLC, Apple Inc. et GitHub, Inc. — authentification déléguée lorsque l'Utilisateur choisit ce mode de connexion.

Destinataires à la demande du Client

• portails d'annonces immobilières, notamment SeLoger et les sites du groupe AVIV, lorsque le Client demande la diffusion d'une annonce ;
• site internet de l'agence, lorsque cette fonctionnalité est activée ;
• administration fiscale britannique (HM Revenue & Customs), pour les Clients utilisant le module de déclaration correspondant ;
• services de messagerie du Client, lorsqu'il connecte sa boîte de réception ;
• OpenAI, lorsque l'Utilisateur connecte son compte Cleemo à ChatGPT : les réponses aux questions qu'il y pose sont transmises à sa conversation (section « Connecteur ChatGPT (facultatif) »).

Autres destinataires

• conseils, experts-comptables et commissaires aux comptes de Cleemo, tenus au secret professionnel ;
• autorités administratives et judiciaires sur réquisition régulière ;
• en cas de fusion, d'apport ou de cession d'activité, le cessionnaire, sous réserve du maintien d'un niveau de protection équivalent et de l'information des personnes concernées.

La liste des sous-traitants est tenue à jour. Les Clients sont informés de tout ajout ou remplacement d'un sous-traitant ultérieur et peuvent s'y opposer pour un motif légitime, dans les conditions de l'article 28 du RGPD.

9. Localisation des données et transferts hors Union européenne

La Plateforme et les documents qui y sont déposés sont hébergés sur l'infrastructure de Lamdera et sur le stockage objet de Cloudflare R2.

Le backend de production Lamdera est hébergé en Allemagne. Les buckets de production Cloudflare R2, principal et privé, sont soumis à la restriction de juridiction Union européenne (eu). Les autres prestataires peuvent traiter certaines données hors de l’Union européenne, selon les parcours décrits dans cette politique et les garanties applicables aux transferts.

Certains sous-traitants sont établis hors de l'Union européenne ou susceptibles d'y accéder depuis un pays tiers, notamment les États-Unis : Cloudflare, Stripe, RevenueCat, Apple, Google, OpenAI, GitHub.

Ces transferts sont encadrés par les garanties appropriées prévues au chapitre V du RGPD : clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne le 4 juin 2021, complétées le cas échéant par des mesures techniques supplémentaires telles que le chiffrement, et, lorsque le prestataire y est certifié, le cadre de protection des données entre l'Union européenne et les États-Unis reconnu par la décision d'adéquation du 10 juillet 2023.

Une copie des garanties applicables à un transfert déterminé peut être demandée à igor@cleemo.com.

10. Durées de conservation

• compte utilisateur et données de gestion associées : pendant toute la durée de la relation contractuelle, puis trois (3) ans à compter du dernier contact ou de la fermeture du compte ;
• après résiliation, accès à l'export des données pendant trente (30) jours, puis suppression ou anonymisation, sous réserve des durées ci-dessous ;
• baux, avenants, quittances et pièces justificatives associées : trois (3) ans à compter de la fin du bail pour les actions en paiement des loyers et charges (article 7-1 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989), sans préjudice des durées plus longues que le Client, responsable de traitement, décide de retenir ;
• pièces comptables, factures et documents commerciaux : dix (10) ans à compter de la clôture de l'exercice (article L123-22 du code de commerce) ;
• dossiers de candidature non retenus : suppression à l'issue de la procédure de sélection, et au plus tard trois (3) mois après, sauf accord de la personne concernée pour une conservation plus longue ;
• données bancaires agrégées : pendant la durée de la connexion, puis treize (13) mois au plus ;
• échanges avec le support : trois (3) ans à compter du dernier échange ;
• journaux de connexion et de sécurité : douze (12) mois ;
• mesure d'audience et identifiants de session associés : treize (13) mois au plus ;
• connecteur ChatGPT : adresse e-mail du compte et jeton d'accès chiffré conservés par le connecteur quatre-vingt-dix (90) jours à compter du dernier renouvellement ; aucune donnée du portefeuille n'y est conservée ;
• preuve de l'acceptation des conditions contractuelles et éléments de preuve des signatures électroniques : durée du contrat, puis cinq (5) ans.

Au terme de ces durées, les données sont supprimées ou anonymisées de façon irréversible. Les données faisant l'objet d'un contentieux ou d'une demande d'une autorité sont conservées jusqu'à son issue définitive.

11. Sécurité

Cleemo met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, notamment :

• chiffrement des communications en transit (TLS) et chiffrement au repos des documents stockés ;
• conservation des mots de passe sous forme d'empreinte cryptographique, jamais en clair ;
• cloisonnement des données par Espace de travail et contrôle des accès selon les rôles ;
• authentification déléguée disponible auprès de fournisseurs d'identité reconnus ;
• journalisation des accès et des opérations sensibles ;
• sauvegardes régulières et procédures de restauration ;
• limitation des accès internes aux seules personnes habilitées, soumises à une obligation de confidentialité ;
• revue des dépendances et correction des vulnérabilités identifiées.

Aucun système n'offre une sécurité absolue. En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes, Cleemo notifie la CNIL dans les soixante-douze (72) heures et informe sans délai les responsables de traitement concernés ainsi que, lorsque la loi l'exige, les personnes concernées.

Toute vulnérabilité peut être signalée à igor@cleemo.com.

12. Cookies et traceurs

Traceurs strictement nécessaires

La Plateforme dépose un cookie de session indispensable à l'authentification et à la sécurité de la connexion, ainsi que des données de préférences stockées localement sur le terminal : langue, thème d'affichage et état du consentement. Ces traceurs sont exemptés de consentement en application de l'article 82 de la loi Informatique et Libertés et ne peuvent pas être désactivés sans empêcher l'usage du Service.

Mesure d'audience

Cleemo utilise une solution de mesure d'audience qui lui est propre, hébergée sur sa propre infrastructure. La mesure publicitaire OpenAI décrite ci-dessous, limitée à la page demo.cleemo.com, est distincte de cette solution.

Cette mesure n'est activée qu'après recueil du consentement explicite, sollicité par un bandeau lors de la première visite. Le refus est aussi simple que l'acceptation et n'a aucune incidence sur l'accès au Service ni sur ses fonctionnalités. Le consentement peut être modifié à tout moment depuis le lien « Préférences de suivi » situé en pied de page.

Les informations collectées sont des catégories d'événements, des chemins de page et un identifiant de session. Ni l'adresse électronique, ni le mot de passe, ni une empreinte de terminal ne sont transmis à ce titre.

Applications mobiles

La mesure d'audience est intégralement désactivée dans les applications iOS et Android. Aucun traceur publicitaire, aucun identifiant publicitaire et aucun suivi inter-applications n'y est mis en œuvre.

Mesure publicitaire OpenAI

Sur la seule page demo.cleemo.com, qui accueille les visiteurs venant des publicités de Cleemo dans ChatGPT, et avec l'accord que vous donnez sur cette page, Cleemo utilise le pixel de mesure OpenAI pour relier à ces publicités la consultation de la page, la demande de démonstration et la réservation de démonstration. Le pixel transmet à OpenAI ces événements, leur date, l'adresse de la page et les informations techniques de la requête, notamment l'adresse IP et le navigateur. Depuis demo.cleemo.com, il dépose deux cookies sur le domaine cleemo.com : __oppref, qui conserve l'identifiant du clic publicitaire pendant 30 jours, et __obref, un identifiant aléatoire du navigateur conservé 365 jours.

Cette page ne contient aucun champ de saisie : le formulaire de réservation est affiché dans un cadre séparé, servi par l'outil de réservation Evo Agent (app.evo-agent.ai), que le pixel ne peut pas lire. La correspondance avancée automatique d'OpenAI, qui lit les coordonnées saisies dans les formulaires de la page hôte, n'y trouve donc aucune donnée. Notre intégration ne transmet ni vos coordonnées, ni vos documents, ni les données de vos biens ou locataires. Les autres pages du site ne font l'objet d'aucun événement. Chaque événement demande l'exclusion de toute future personnalisation publicitaire individuelle.

Aucun pixel OpenAI n'est chargé avant votre accord, ni sur une autre page du site, ni dans les applications iOS et Android. L'accord donné pour les statistiques d'usage du site ne vaut pas accord pour cette mesure, qui est demandée séparément sur la page. Le retrait, depuis le bouton « Mesure publicitaire » de la page, arrête les nouveaux événements et supprime les cookies __oppref et __obref ; les actions réalisées sans consentement ne sont pas réémises. Le refus n'a aucune incidence sur la réservation de la démonstration.

13. Vos droits

Vous disposez, dans les conditions prévues par le RGPD, des droits suivants :

• droit d'accès à vos données et d'obtention d'une copie (article 15) ;
• droit de rectification des données inexactes ou incomplètes (article 16) ;
• droit à l'effacement (article 17), dans les limites des obligations légales de conservation ;
• droit à la limitation du traitement (article 18) ;
• droit à la portabilité des données que vous avez fournies (article 20) ;
• droit d'opposition au traitement fondé sur l'intérêt légitime et, sans condition, à la prospection commerciale (article 21) ;
• droit de retirer votre consentement à tout moment ;
• droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès (article 85 de la loi Informatique et Libertés).

Comment les exercer

Si vous êtes Client de Cleemo, adressez votre demande à igor@cleemo.com. Une réponse vous est apportée dans un délai d'un mois à compter de la réception, prorogeable de deux mois en cas de complexité, auquel cas vous en êtes informé.

Si vous êtes locataire, candidat ou prestataire, adressez-vous en priorité au bailleur ou à l'agence qui gère votre dossier : c'est lui le responsable de traitement. Si vous ne parvenez pas à l'identifier ou à le joindre, écrivez à igor@cleemo.com et Cleemo vous orientera.

Une preuve d'identité peut être demandée en cas de doute raisonnable sur l'identité du demandeur.

Suppression du compte

Vous pouvez supprimer votre compte depuis votre profil, ou en écrivant à igor@cleemo.com. Les modalités et les données conservées au titre des obligations légales sont détaillées sur la page dédiée à la suppression de compte.

Réclamation

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés : CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 — www.cnil.fr — 01 53 73 22 22.

14. Mineurs

La Plateforme est destinée aux personnes majeures. Cleemo ne collecte pas sciemment de données relatives à des mineurs de moins de quinze ans.

Des données relatives à des mineurs peuvent figurer dans un dossier de location renseigné par un bailleur, notamment la composition du foyer. Il appartient au responsable de traitement de limiter cette collecte à ce qui est strictement nécessaire.

Toute collecte de données d'un mineur qui aurait été effectuée par inadvertance peut être signalée à igor@cleemo.com et sera supprimée sans délai.

15. Modification de la présente politique

La présente politique peut être mise à jour pour tenir compte de l'évolution du Service, des sous-traitants ou de la réglementation.

Toute modification substantielle est portée à la connaissance des Utilisateurs par courrier électronique ou par un message dans la Plateforme au moins quinze (15) jours avant son entrée en vigueur. La date de dernière mise à jour figure en tête du document.

16. Contact

CLEEMO — 2 rue du Malsaucy, 90300 Sermamagny, France — igor@cleemo.com.

Connexion facultative à Google Agenda

L’agenda Cleemo fonctionne sans compte Google. Si un administrateur connecte Google Agenda, Cleemo reçoit l’identité du compte autorisé (adresse e-mail et identifiant Google), la liste des agendas accessibles et leurs droits, puis les événements et disponibilités de l’agenda choisi. Les données synchronisées comprennent les identifiants, titres non privés, dates, heures, fuseaux horaires et statuts des événements. Les descriptions et les participants ne sont pas importés ; les titres des événements privés ou confidentiels sont masqués.

Les données de l’agenda servent à choisir l’agenda de l’agence, afficher les rendez-vous et vérifier les disponibilités. Après confirmation de l’utilisateur et choix explicite d’une copie Google, Cleemo crée le rendez-vous dans cet agenda. Lorsque Google accorde un droit d’écriture, les utilisateurs peuvent modifier ou annuler les rendez-vous synchronisés, ainsi que modifier ou supprimer les événements Google importés depuis Cleemo. Aucun rendez-vous Cleemo existant n’est exporté automatiquement et aucune invitation à un participant n’est envoyée par cette intégration.

Les événements de l’agenda choisi sont visibles par les membres habilités de l’agence. Les jetons d’accès et de renouvellement restent sur le serveur Cleemo et ne sont pas transmis au navigateur ni aux autres agences. La synchronisation elle-même échange les données avec Google et n’appelle pas de modèle d’IA. Les fonctions distinctes Hermes et d’import documentaire Gmail décrites ci-dessous peuvent traiter des données Google avec une IA.

Le miroir est actualisé sur une fenêtre de 7 jours passés et 60 jours à venir ; en cas d’échec, la dernière copie réussie est conservée. « Dissocier de Cleemo » retire les jetons de cette connexion et le miroir de l’état actif. Les rendez-vous créés dans Cleemo et leurs références de synchronisation restent dans l’historique de l’agence selon les durées de conservation de la présente politique ; les événements chez Google ne sont pas supprimés par la dissociation. Vous pouvez également révoquer l’autorisation depuis les connexions tierces de votre compte Google, ou demander l’effacement des données conservées à igor@cleemo.com, sous réserve des obligations applicables. Les sauvegardes suivent les durées générales de conservation, sans effacement instantané garanti.

Gérer les connexions tierces de mon compte Google

L’utilisation et le transfert par Cleemo des informations brutes, agrégées ou dérivées reçues des API Google Workspace respectent la politique relative aux données utilisateur et aux développeurs des API Google Workspace, y compris ses exigences d’utilisation limitée (Limited Use). Ces données ne sont ni vendues, ni utilisées pour la publicité, ni utilisées pour créer, entraîner ou améliorer des modèles d’IA ou d’apprentissage automatique généralisés. L’accès humain est limité aux cas permis par cette politique, notamment avec l’accord explicite de l’utilisateur, pour la sécurité ou pour respecter une obligation légale.

Politique relative aux données utilisateur et aux développeurs des API Google Workspace

Données Google et intelligence artificielle

Hermes est un assistant d’agence facultatif, avec une autorisation Google distincte de la synchronisation d’agenda. Les messages Gmail et événements Google Agenda demandés par un utilisateur habilité, les résultats des outils et le contexte de conversation sont traités par OpenAI via Codex ; les réponses passent par Telegram lorsque ce canal est utilisé. L’import documentaire Gmail transmet à OpenAI les sujets, expéditeurs, courts extraits d’e-mails et métadonnées des pièces jointes pour en évaluer la pertinence. Les PDF ou images sélectionnés sont transmis à Mistral AI pour l’OCR, puis leur texte extrait à OpenAI pour le classement et l’extraction structurée. Les fichiers importés sont conservés dans Cloudflare R2 ; leur texte OCR peut ensuite être utilisé pour les recherches documentaires demandées à l’assistant, selon les droits de l’espace de travail.

La connexion OpenAI par défaut utilise ChatGPT Pro via la passerelle Codex auto-hébergée de Cleemo ou directement depuis Hermes. Le réglage d’entraînement du compte est désactivé. Mistral est utilisé uniquement via son API OCR hébergée, avec l’offre Free, le partage API pour l’entraînement désactivé et Labs désactivé. Ces contrôles excluent les nouvelles interactions de l’entraînement de modèles généralisés ; ils ne constituent pas une garantie de conservation nulle (Zero Data Retention). L’analyse structurée des documents désactive la recherche web et les outils externes. Hermes ne route pas automatiquement ses outils web vers des fournisseurs gratuits anonymes. Cleemo ne transmet pas de contenu Google comme retour d’évaluation pour l’entraînement ou comme données de fine-tuning. La déconnexion Google arrête les accès autorisés futurs ; les documents importés et l’historique de l’assistant restent soumis aux règles de conservation et d’effacement de cette politique. Les demandes peuvent être adressées à igor@cleemo.com.

Hermes transcrit les messages vocaux localement avec NVIDIA Parakeet TDT 0.6B v3. Cette inférence locale ne transmet ni audio ni données Google à NVIDIA et ne les utilise pas pour entraîner ses modèles. Le texte produit peut ensuite être transmis à OpenAI comme contexte de l’assistant. Les services OpenAI et Mistral eux-mêmes sont des services hébergés, et non une inférence hors ligne.

Connecteur ChatGPT (facultatif)

Cleemo fonctionne sans ChatGPT. Si vous connectez votre compte Cleemo à ChatGPT, l'application Cleemo pour ChatGPT peut lire ce que votre compte peut lire dans Cleemo : espaces de travail, biens, lots, baux, loyers et paiements, contacts et locataires, candidatures, mandats, suivi commercial, documents et, si vous êtes membre d'une agence, les données de cette agence auxquelles votre rôle donne accès. Elle peut aussi, à votre demande, créer, modifier, envoyer ou supprimer ce que votre compte peut créer, modifier, envoyer ou supprimer dans Cleemo : ChatGPT vous présente chaque modification et attend votre confirmation avant de l'envoyer à Cleemo. Certaines opérations restent réservées à l'application Cleemo elle-même : la suppression du compte, tout ce qui touche à l'authentification (mot de passe, e-mail de connexion, liaison de comptes tiers), l'émission ou la révocation de jetons d'accès, et l'administration de la plateforme. Les identifiants techniques (jetons, mots de passe, clés) sont masqués avant toute transmission à ChatGPT. Les connexions établies avant le 28 septembre 2026 restent en lecture seule tant que vous ne les renouvelez pas.

Ces données servent à une seule finalité : répondre aux questions que vous posez dans ChatGPT et exécuter les modifications que vous y demandez et confirmez. À chaque demande, ChatGPT adresse à Cleemo la lecture ou la modification utile, et seules ces informations sont transmises. Cleemo ne reçoit pas le contenu de vos conversations avec ChatGPT, seulement les demandes qui lui sont adressées.

Les réponses de Cleemo sont transmises à OpenAI (OpenAI Ireland Ltd / OpenAI, L.L.C.), qui les affiche dans votre conversation et les traite selon ses propres conditions et sa politique de confidentialité, ainsi que selon les réglages de votre compte ChatGPT. Le connecteur est hébergé par Cloudflare, Inc. ; le service qui prépare les demandes est hébergé par Hetzner Online GmbH, en Allemagne. Tous deux font transiter les demandes et les réponses sans les conserver.

Le connecteur ne stocke aucune donnée de votre portefeuille. Il conserve, chez Cloudflare, l'adresse e-mail du compte connecté et le jeton d'accès Cleemo, chiffré : avec le jeton d'accès remis à ChatGPT, pendant une heure ; et avec le jeton de renouvellement, pendant 90 jours, durée qui repart à chaque renouvellement. Une demande de connexion non aboutie est effacée après 15 minutes. Côté Cleemo, le jeton d'accès reste valable jusqu'à sa révocation.

Vous pouvez retirer cet accès à tout moment : dans Cleemo, depuis Paramètres, dans la liste des accès actifs, où la connexion apparaît sous le nom « ChatGPT (MCP) » ; ou dans ChatGPT, en déconnectant l'application Cleemo. La révocation dans Cleemo prend effet immédiatement. Ce qui a déjà été affiché dans vos conversations reste soumis aux règles de conservation d'OpenAI.