Privacybeleid

Inleiding

Cleemo ("wij", "ons" of "onze") verbindt zich ertoe de persoonsgegevens van zijn gebruikers te beschermen in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en het toepasselijke Franse recht. Dit Privacybeleid legt uit hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, opslaan en beschermen wanneer u ons vastgoedbeheerplatform gebruikt dat toegankelijk is via cleemo.com. Door Cleemo te gebruiken, erkent u dit Privacybeleid te hebben gelezen en begrepen.

Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG is: Cleemo SAS, een vereenvoudigde naamloze vennootschap geregistreerd in Frankrijk. Contact: igor@cleemo.com. Voor vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met onze Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) op het bovenstaande adres.

Gegevens die wij verzamelen

Wij verzamelen de volgende categorieën persoonsgegevens: (1) Accountgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, professionele gegevens; (2) Vastgoedgegevens: adressen van panden, beschrijvingen van eenheden, huurcontractvoorwaarden, huurprijzen; (3) Gegevens van huurders en contacten: namen, contactgegevens, identiteitsdocumenten waar wettelijk vereist; (4) Financiële gegevens: huurbetalingshistorie, bankrekeninggegevens voor automatische incasso (verwerkt via gecertificeerde betalingsproviders); (5) Gebruiksgegevens: logbestanden, IP-adressen, browsertype, bezochte pagina's, acties uitgevoerd op het platform; (6) Communicatie: berichten uitgewisseld via het platform tussen verhuurders, huurders en dienstverleners.

Doeleinden van gegevensverwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: (1) Het aanbieden en beheren van het Cleemo-platform en zijn functies; (2) Het beheren van gebruikersaccounts, authenticatie en toegangscontrole; (3) Het faciliteren van huurcontractbeheer, huurregistratie en documentopslag; (4) Het verwerken van huurbetalingen en financiële transacties; (5) Het versturen van meldingen, herinneringen en waarschuwingen met betrekking tot uw panden en huurovereenkomsten; (6) Het bieden van klantenondersteuning en het beantwoorden van vragen; (7) Het verbeteren van ons platform via analyses en gebruikersfeedback; (8) Het naleven van wettelijke en reglementaire verplichtingen die van toepassing zijn op vastgoedbeheer in Frankrijk.

Rechtsgrondslag voor verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens op de volgende rechtsgrondslagen krachtens artikel 6 van de AVG: (1) Uitvoering van een overeenkomst (art. 6(1)(b)): verwerking noodzakelijk voor het leveren van de Cleemo-dienst waarop u geabonneerd bent; (2) Wettelijke verplichting (art. 6(1)(c)): verwerking vereist om te voldoen aan toepasselijke wetgeving, waaronder boekhoudkundige, fiscale en vastgoedrechtelijke verplichtingen; (3) Gerechtvaardigde belangen (art. 6(1)(f)): verwerking voor platformbeveiliging, fraudepreventie en serviceverbetering, waarbij uw belangen niet zwaarder wegen dan de onze; (4) Toestemming (art. 6(1)(a)): verwerking voor marketingcommunicatie en optionele analyses, die u op elk moment kunt intrekken.

Gegevens delen en derden

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Uitsluitend op de pagina demo.cleemo.com, en met de toestemming die u daar geeft, worden de advertentiemetingen die in de cookiesectie zijn beschreven (bekeken pagina, aangevraagde en geboekte demo) gedeeld met OpenAI. Het boeken van een demo en de opvolging via WhatsApp worden verzorgd door Evo Agent (app.evo-agent.ai), onze boekingstool die als verwerker optreedt. Wij kunnen uw gegevens delen met de volgende categorieën ontvangers: (1) Dienstverleners die optreden als verwerkers: cloudhosting-providers (gegevens gehost in de Europese Unie), betalingsverwerkers, e-mailbezorgdiensten en klantenondersteuningstools — allemaal gebonden door verwerkersovereenkomsten; (2) Andere platformgebruikers: verhuurders en huurders delen bepaalde gegevens met elkaar als onderdeel van de dienst (bijv. contactgegevens binnen een actieve huurrelatie); (3) Wettelijke autoriteiten: wanneer vereist door de wet, een rechterlijk bevel of om de rechten en veiligheid van gebruikers te beschermen; (4) Bedrijfsoverdrachten: bij een fusie, overname of verkoop van activa kunnen uw gegevens worden overgedragen onder gelijkwaardige garanties voor gegevensbescherming.

Bewaring van gegevens

Wij bewaren uw persoonsgegevens alleen zo lang als noodzakelijk om de in dit Privacybeleid beschreven doeleinden te vervullen, of zoals vereist door de wet. Meer specifiek: accountgegevens worden bewaard gedurende de looptijd van uw abonnement en daarna 3 jaar voor wettelijke doeleinden; huurcontract- en financiële documenten worden 10 jaar bewaard conform het Franse boekhoudrecht; communicatie- en ondersteuningsregistraties worden 3 jaar bewaard; gebruikslogboeken worden 12 maanden bewaard. Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, worden ze veilig verwijderd of geanonimiseerd. U kunt om vroegtijdige verwijdering van uw gegevens verzoeken, met inachtneming van onze wettelijke bewaarverplichtingen.

Gegevensbeveiliging

Wij implementeren passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, openbaarmaking, wijziging of vernietiging. Deze maatregelen omvatten: versleuteling van gegevens tijdens overdracht (TLS) en in rust; toegangscontroles die gegevenstoegang beperken tot uitsluitend bevoegd personeel; regelmatige beveiligingsaudits en kwetsbaarheidsbeoordelingen; gegevens gehost op ISO 27001-gecertificeerde infrastructuur binnen de Europese Unie; incidentresponsprocedures in overeenstemming met de AVG-meldplicht datalekken (melding aan de CNIL binnen 72 uur). Ondanks onze inspanningen is geen enkel systeem volledig veilig. In geval van een datalek dat uw rechten en vrijheden aantast, zullen wij u hiervan op de hoogte stellen zoals vereist door de wet.

Uw rechten onder de AVG

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens: (1) Recht op inzage (art. 15): een kopie ontvangen van de persoonsgegevens die wij over u bewaren; (2) Recht op rectificatie (art. 16): correctie verzoeken van onjuiste of onvolledige gegevens; (3) Recht op verwijdering (art. 17): verwijdering van uw gegevens verzoeken wanneer er geen wettelijke grondslag is voor bewaring; (4) Recht op beperking van de verwerking (art. 18): verzoeken dat wij het gebruik van uw gegevens beperken; (5) Recht op gegevensoverdraagbaarheid (art. 20): uw gegevens ontvangen in een gestructureerd, machineleesbaar formaat; (6) Recht van bezwaar (art. 21): bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen; (7) Recht om toestemming in te trekken: wanneer verwerking is gebaseerd op toestemming, kunt u deze op elk moment intrekken zonder afbreuk te doen aan de rechtmatigheid van eerdere verwerking. Om deze rechten uit te oefenen, neem contact op via igor@cleemo.com. Wij zullen binnen 30 dagen reageren. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés) op www.cnil.fr.

Tracking en gebruiksstatistieken

Cleemo gebruikt een eigen systeem voor gebruiksstatistieken om het platform te verbeteren: anonieme HTTP-verzoeken, zonder cookies van derden, over gebeurteniscategorieën, paginapaden en een anonieme sessie-identificator. Deze meting wordt pas geactiveerd na uw toestemming, gevraagd via de banner bij uw eerste bezoek; u kunt uw keuze op elk moment wijzigen via de trackingvoorkeuren in de voettekst. Uitsluitend op de pagina demo.cleemo.com, en met de aparte toestemming die u daar geeft, gebruikt Cleemo de OpenAI-advertentiepixel: OpenAI ontvangt de paginaweergave, de demo-aanvraag en de demoboeking, de URL van de pagina en technische gegevens van het verzoek, zoals IP-adres en browser. Vanaf demo.cleemo.com plaatst de pixel twee cookies op het domein cleemo.com: __oppref (klik-ID van de advertentie, 30 dagen) en __obref (willekeurige browserreferentie, 365 dagen). Die pagina bevat zelf geen invoerveld: het boekingsformulier wordt in een apart kader getoond door onze boekingstool, dat de pixel niet kan lezen. Onze gebeurtenissen bevatten geen contactgegevens en geen woning- of huurdersgegevens, en elke gebeurtenis vraagt uitsluiting van toekomstige individuele advertentiepersonalisatie. De pixel wordt pas na toestemming geladen en nooit op andere pagina’s van de site of in de iOS- en Android-apps. U kunt die toestemming weigeren of intrekken via de knop “Advertentiemeting” op de pagina, zonder gevolgen voor de boeking; intrekken verwijdert beide cookies. Authenticatiecookies blijven noodzakelijk.

Internationale gegevensoverdrachten

Uw persoonsgegevens worden voornamelijk opgeslagen en verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER). In gevallen waarbij wij gebruikmaken van dienstverleners buiten de EER, zorgen wij ervoor dat passende waarborgen aanwezig zijn zoals vereist door Hoofdstuk V van de AVG, waaronder: standaardcontractbepalingen (SCC) goedgekeurd door de Europese Commissie; overdrachten naar landen met een adequaatheidsbesluit; of andere wettelijk erkende overdrachtsmechanismen. U kunt informatie opvragen over de specifieke waarborgen die van toepassing zijn op een internationale overdracht door contact op te nemen via igor@cleemo.com.

Privacy van kinderen

Het Cleemo-platform is bedoeld voor gebruik door volwassenen (van 18 jaar en ouder) en is niet gericht op kinderen. Wij verzamelen of verwerken niet bewust persoonsgegevens van kinderen onder de 16 jaar. Als u van mening bent dat wij per ongeluk gegevens met betrekking tot een kind hebben verzameld, neem dan onmiddellijk contact met ons op via igor@cleemo.com en wij zullen dergelijke gegevens onmiddellijk verwijderen.

Wijzigingen in dit Privacybeleid

Wij kunnen dit Privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken om wijzigingen in onze praktijken, technologie, wettelijke vereisten of om andere operationele redenen te weerspiegelen. Wanneer we belangrijke wijzigingen aanbrengen, zullen we u per e-mail en/of door een prominente kennisgeving op het platform te tonen ten minste 30 dagen voor de inwerkingtreding van de wijzigingen informeren. Het bijgewerkte beleid vermeldt de datum van de laatste revisie bovenaan de pagina. Wij raden u aan dit Privacybeleid regelmatig te raadplegen. Uw voortgezet gebruik van het platform na de ingangsdatum van eventuele wijzigingen geldt als aanvaarding van het bijgewerkte beleid.

Neem contact op / Functionaris voor gegevensbescherming

Voor vragen, verzoeken of klachten met betrekking tot dit Privacybeleid of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen: Per e-mail: igor@cleemo.com — Per post: Cleemo SAS, 2 rue du Malsaucy, 90300 Sermamagny, Frankrijk. Wij verbinden ons ertoe alle aan privacy gerelateerde vragen binnen 30 dagen na ontvangst te beantwoorden. Als u niet tevreden bent met ons antwoord, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Franse autoriteit voor gegevensbescherming, de Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL): Website: www.cnil.fr — Telefoon: +33 (0)1 53 73 22 22 — Post: CNIL, 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, Frankrijk.

Optionele koppeling met Google Agenda

De agenda van Cleemo werkt zonder Google. Als een beheerder Google Agenda koppelt, ontvangt Cleemo de identiteit van het gemachtigde account (e-mailadres en Google-ID), de lijst met toegankelijke agenda's en de bijbehorende toegangsrollen, en vervolgens de evenementen en beschikbaarheid van de gekozen agenda. De gesynchroniseerde gegevens omvatten de ID's, niet-privétitels, datums, tijden, tijdzones en statussen van evenementen. Beschrijvingen en deelnemers van evenementen worden niet geïmporteerd; titels van privé- of vertrouwelijke evenementen worden verborgen.

Agendagegevens worden gebruikt om de agenda van het kantoor te kiezen, afspraken weer te geven en de beschikbaarheid te controleren. Na bevestiging door de gebruiker en een uitdrukkelijke keuze voor een kopie in Google maakt Cleemo de afspraak in die agenda aan. Wanneer Google schrijfrechten verleent, kunnen gebruikers vanuit Cleemo gesynchroniseerde afspraken wijzigen of annuleren en geïmporteerde Google-evenementen bewerken of verwijderen. Bestaande Cleemo-afspraken worden niet automatisch geëxporteerd en deze integratie verstuurt geen uitnodigingen aan deelnemers.

Evenementen uit de gekozen agenda zijn zichtbaar voor de bevoegde leden van het kantoor. Toegangs- en vernieuwingstokens blijven op de server van Cleemo en worden niet naar de browser of naar andere kantoren verzonden. De synchronisatie zelf wisselt gegevens uit met Google en roept geen AI-model aan. De afzonderlijke functies Hermes en Gmail-documentimport die hieronder worden beschreven, kunnen Google-gegevens met AI verwerken.

De spiegel wordt vernieuwd voor een venster van 7 dagen in het verleden en 60 dagen in de toekomst; als de synchronisatie mislukt, blijft de laatste geslaagde kopie bewaard. “Ontkoppelen van Cleemo” verwijdert de tokens van deze koppeling en de spiegel uit de actieve status. Afspraken die in Cleemo zijn aangemaakt en hun synchronisatieverwijzingen blijven in de historie van het kantoor volgens de bewaartermijnen van dit beleid; ontkoppelen verwijdert geen evenementen bij Google. U kunt de autorisatie ook intrekken via de koppelingen met derden van uw Google-account, of via igor@cleemo.com verzoeken om verwijdering van bewaarde gegevens, onder voorbehoud van de toepasselijke verplichtingen. Back-ups volgen de algemene bewaartermijnen en worden niet gegarandeerd onmiddellijk gewist.

De koppelingen met derden van mijn Google-account beheren

Het gebruik en de overdracht door Cleemo van ruwe, geaggregeerde of afgeleide informatie die is ontvangen van Google Workspace API's voldoen aan het Beleid voor gebruikersgegevens en ontwikkelaars van Google Workspace API's, inclusief de vereisten voor beperkt gebruik (Limited Use). Deze gegevens worden niet verkocht, niet gebruikt voor advertenties en niet gebruikt om algemene AI- of machine learning-modellen te maken, te trainen of te verbeteren. Menselijke toegang is beperkt tot de gevallen die dat beleid toestaat, waaronder uitdrukkelijke toestemming van de gebruiker, beveiligingsdoeleinden en wettelijke verplichtingen.

Beleid voor gebruikersgegevens en ontwikkelaars van Google Workspace API's

Google-gegevens en kunstmatige intelligentie

Hermes is een optionele kantoorassistent met een Google-autorisatie die losstaat van de agendasynchronisatie. Gmail-berichten en Google Agenda-evenementen die door een bevoegde gebruiker worden opgevraagd, toolresultaten en de gesprekscontext worden door OpenAI verwerkt via Codex; antwoorden worden via Telegram bezorgd wanneer dat kanaal wordt gebruikt. De Gmail-documentimport stuurt onderwerpen, afzenders, korte fragmenten van e-mails en metadata van bijlagen naar OpenAI om de relevantie te beoordelen. Geselecteerde pdf's of afbeeldingen worden voor OCR naar Mistral AI gestuurd, en de geëxtraheerde tekst wordt door OpenAI verwerkt voor classificatie en gestructureerde extractie. Geïmporteerde bestanden worden opgeslagen in Cloudflare R2; bewaarde OCR-tekst kan later worden gebruikt bij documentzoekopdrachten die gebruikers aan de assistent vragen, met inachtneming van de toegangsrechten van de werkruimte.

De standaard OpenAI-koppeling gebruikt ChatGPT Pro via de zelfgehoste Codex-gateway van Cleemo of rechtstreeks vanuit Hermes. De instelling voor modeltraining van het account is uitgeschakeld. Mistral wordt uitsluitend gebruikt via de gehoste OCR-API, met het Free-abonnement, waarbij het delen via de API voor training en Labs zijn uitgeschakeld. Deze maatregelen sluiten nieuwe interacties uit van de training van algemene modellen; ze vormen geen garantie van nulbewaring (Zero Data Retention). Bij gestructureerde documentanalyse zijn zoeken op het web en externe tools uitgeschakeld. Hermes leidt webtools niet automatisch via anonieme gratis aanbieders. Cleemo verstrekt geen Google-inhoud als feedback voor modeltraining of als gegevens voor fine-tuning. Het ontkoppelen van Google beëindigt toekomstige geautoriseerde toegang; geïmporteerde documenten en de historie van de assistent blijven onderworpen aan de bewaar- en verwijderingsbepalingen van dit beleid. Verzoeken kunnen worden gestuurd naar igor@cleemo.com.

Hermes transcribeert spraakberichten lokaal met NVIDIA Parakeet TDT 0.6B v3. Deze lokale inferentie verstuurt geen audio of Google-gegevens naar NVIDIA en gebruikt ze niet om modellen van NVIDIA te trainen. De resulterende tekst kan vervolgens als context voor de assistent naar OpenAI worden gestuurd. De diensten van OpenAI en Mistral zelf zijn gehoste diensten, geen offline inferentie.

Optionele ChatGPT-connector

Cleemo werkt zonder ChatGPT. Als je je Cleemo-account aan ChatGPT koppelt, kan de Cleemo-app voor ChatGPT lezen wat jouw account in Cleemo kan lezen: werkruimten, panden, eenheden, huurcontracten, huren en betalingen, contacten en huurders, aanvragen, mandaten, commerciële opvolging, documenten en, als je lid bent van een kantoor, de gegevens van dat kantoor waartoe je rol toegang geeft. Op jouw verzoek kan de app ook aanmaken, wijzigen, verzenden of verwijderen wat jouw account in Cleemo kan aanmaken, wijzigen, verzenden of verwijderen: ChatGPT toont je elke wijziging en wacht op je bevestiging voordat het die naar Cleemo stuurt. Sommige handelingen blijven voorbehouden aan de Cleemo-app zelf: het verwijderen van het account, alles wat met authenticatie te maken heeft (wachtwoord, inlog-e-mailadres, koppeling van accounts van derden), het uitgeven of intrekken van toegangstokens, en het beheer van het platform. Technische inloggegevens (tokens, wachtwoorden, sleutels) worden afgeschermd voordat er iets naar ChatGPT wordt gestuurd. Koppelingen die vóór 28 september 2026 zijn gemaakt, blijven alleen-lezen totdat je ze vernieuwt.

Deze gegevens dienen één doel: de vragen beantwoorden die je in ChatGPT stelt en de wijzigingen uitvoeren die je daar vraagt en bevestigt. Bij elk verzoek stuurt ChatGPT aan Cleemo de benodigde lees- of wijzigingsopdracht, en alleen die informatie wordt verstuurd. Cleemo ontvangt niet de inhoud van je gesprekken met ChatGPT, alleen de verzoeken die aan Cleemo zijn gericht.

De antwoorden van Cleemo worden verzonden naar OpenAI (OpenAI Ireland Ltd / OpenAI, L.L.C.), dat ze in je gesprek toont en ze verwerkt volgens zijn eigen voorwaarden en privacybeleid, en volgens de instellingen van je ChatGPT-account. De connector wordt gehost door Cloudflare, Inc.; de dienst die de verzoeken voorbereidt wordt gehost door Hetzner Online GmbH, in Duitsland. Beide geven verzoeken en antwoorden door zonder ze te bewaren.

De connector bewaart geen gegevens uit je portefeuille. Bij Cloudflare bewaart hij het e-mailadres van het gekoppelde account en het versleutelde Cleemo-toegangstoken: samen met het toegangstoken dat aan ChatGPT is gegeven, gedurende één uur; en samen met het vernieuwingstoken, gedurende 90 dagen, een termijn die bij elke vernieuwing opnieuw begint. Een niet-voltooid verbindingsverzoek wordt na 15 minuten gewist. Aan de kant van Cleemo blijft het toegangstoken geldig tot het wordt ingetrokken.

Je kunt deze toegang op elk moment intrekken: in Cleemo, onder Instellingen, in de lijst met actieve toegang, waar de verbinding staat onder de naam “ChatGPT (MCP)”; of in ChatGPT, door de Cleemo-app te ontkoppelen. Intrekken in Cleemo werkt onmiddellijk. Wat al in je gesprekken is getoond, blijft onderworpen aan de bewaarregels van OpenAI.