Impayés de charges de copropriété : le guide pratique du syndic

Un copropriétaire ne paie plus ses charges ? La marche à suivre pour le syndic, de la première relance à la saisie de son lot, avec les articles de loi à citer.

Chaque appel impayé, ce sont les autres copropriétaires qui l’avancent. Les textes donnent au syndic des outils solides, chacun avec ses conditions de forme et de délai.

Ce guide suit l’ordre d’un dossier. Il s’appuie sur la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 et sur le décret n° 67-223 du 17 mars 1967, en vigueur en octobre 2026. Il ne remplace pas l’avis d’un avocat sur un dossier précis.

Étape 1 : calculer le « rappelable »

Le bon chiffre n’est pas le solde du compte, mais le rappelable : ce qui est échu et non payé à une date donnée.

Ne comptez que l’exigible. Les provisions du budget prévisionnel sont exigibles le premier jour de chaque trimestre, ou de la période fixée par l’assemblée générale (loi, art. 14-1). Un appel comptabilisé d’avance, dont l’échéance n’est pas arrivée, ne se relance pas.
Imputez les paiements sur la dette la plus ancienne. « Conformément à l’article 1342-10 du code civil, les versements des copropriétaires sont affectés, à défaut d’indication contraire, au règlement de la dette la plus ancienne » (arrêté du 14 mars 2005, art. 9).
Arrêtez le calcul à une date, la même pour toutes les lettres d’un envoi.

Exemple : quatre appels trimestriels de 300 € en 2026, des virements de 450 € le 15 février et de 300 € le 10 mai. Au 18 octobre, le rappelable est de 450 € : 150 € sur l’appel de juillet (109 jours de retard) et 300 € sur celui d’octobre (17 jours). L’ancienneté de la plus vieille dette décide de l’étape de relance.

Deux vigilances. Les dettes anciennes : l’action se prescrit par cinq ans, sauf interruption (loi, art. 42, qui renvoie à l’article 2224 du code civil) ; pour une dette reprise d’un ancien syndic, demandez l’extrait de compte détaillé. Les paiements en suspens : un virement non identifié ou un prélèvement rejeté changent le rappelable. Rapprochez la banque avant tout envoi.

Étape 2 : des relances amiables graduées

L’amiable vient toujours en premier. Une échelle à adapter à votre cabinet :

Relance amiable, par e-mail ou lettre simple, par exemple quinze jours après l’échéance.
Deuxième relance, qui annonce la mise en demeure et ses frais.
Mise en demeure, par lettre recommandée (étape 3).
Relance après mise en demeure, si rien ne bouge.
Transmission au commissaire de justice ou à l’avocat.

Chaque relance détaille les sommes (date d’exigibilité, libellé, montant, réglé, reste dû), donne l’IBAN du syndicat et la référence à rappeler, nomme un interlocuteur et prévoit le croisement : « Si votre règlement nous est parvenu entre-temps, nous vous prions de ne pas tenir compte de ce courrier. »

Aucun frais à ce stade : la loi vise les frais de relance « à compter de la mise en demeure » (loi, art. 10-1).

Le copropriétaire conteste, promet un virement, gère une succession ? Notez-le avec la date et le motif, et suspendez les relances jusqu’à une date précise. Une suspension sans date de fin devient un dossier oublié.

Étape 3 : la mise en demeure, la lettre qui ouvre les droits

À partir d’elle, les sommes dues portent intérêt au taux légal (décret, art. 36), les frais de recouvrement deviennent imputables au seul débiteur (loi, art. 10-1), le délai de trente jours de la déchéance du terme peut courir (loi, art. 19-2) et, si elle reste infructueuse, l’hypothèque légale peut être inscrite sur le lot sans autorisation de l’assemblée (loi, art. 19).

Un recommandé, électronique par défaut

Le décret prévoit les mises en demeure par lettre recommandée électronique (décret, art. 64), et par lettre recommandée avec demande d’avis de réception pour le copropriétaire qui a demandé la voie postale (art. 64-1). Cette demande prend effet « le lendemain du huitième jour suivant sa réception par le syndic », ou le jour de l’assemblée si elle y a été formulée (art. 64-4) : vérifiez le choix de chaque copropriétaire avant l’envoi.

Une sommation de payer du commissaire de justice vaut aussi mise en demeure : « Le débiteur est mis en demeure de payer soit par une sommation ou un acte portant interpellation suffisante, soit, si le contrat le prévoit, par la seule exigibilité de l’obligation » (code civil, art. 1344).

Le point de départ des délais

Le délai court du lendemain de la transmission de l’avis électronique (art. 64), ou du lendemain de la première présentation de la lettre postale (art. 64-1). Archivez la preuve de dépôt, l’accusé de réception et le PDF envoyé. N’imprimez pas de date limite fixe, que vous ignorez à l’édition : écrivez « dans un délai de trente jours à compter du lendemain de sa première présentation » (ou de la transmission de l’avis électronique).

La lettre détaille la somme réclamée par nature et par échéance, mentionne les intérêts et les frais, et avertit de la déchéance du terme, provision par provision.

Étape 4 : les intérêts au taux légal

« Sauf stipulation contraire du règlement de copropriété, les sommes dues au titre de l’article 35 portent intérêt au profit du syndicat. Cet intérêt, fixé au taux légal en matière civile, est dû à compter de la mise en demeure adressée par le syndic au copropriétaire défaillant » (décret, art. 36).

Pas de mise en demeure, pas d’intérêts. Une relance amiable ne les fait pas courir.
Lisez le règlement de copropriété, qui peut écarter l’intérêt, et notez l’article concerné.
Prenez le bon taux. Le taux légal est fixé chaque semestre, avec deux valeurs (code monétaire et financier, art. L.313-2). Le syndicat, personne morale, relève de celui des « autres cas » : 2,62 % au premier semestre 2026 (arrêté du 15 décembre 2025), 2,75 % au second (arrêté du 26 juin 2026). Le taux de 6,84 % du second semestre vise les créanciers personnes physiques n’agissant pas pour des besoins professionnels.
Visez les sommes réclamées. Pour une dette apparue après la mise en demeure, une nouvelle mise en demeure est la voie sûre.

Exemple : 1 000 € réclamés, intérêts calculés du 16 avril au 15 octobre 2026. Soit 76 jours à 2,62 % (5,46 €), puis 107 jours à 2,75 % (8,06 €) : 13,52 €. Ces intérêts sont un produit du syndicat, rangé au compte 714 « Produits divers (dont intérêts légaux dus par les copropriétaires) » (arrêté du 14 mars 2005).

Étape 5 : la déchéance du terme et la procédure accélérée

« A défaut du versement à sa date d’exigibilité d’une provision due au titre de l’article 14-1, et après mise en demeure restée infructueuse passé un délai de trente jours, les autres provisions non encore échues en application du même article 14-1 ainsi que les sommes restant dues appelées au titre des exercices précédents après approbation des comptes deviennent immédiatement exigibles » (loi, art. 19-2).

Trois conditions : une provision impayée à sa date, une mise en demeure, trente jours sans paiement. Le syndic peut alors saisir le président du tribunal judiciaire, selon la procédure accélérée au fond. Le même article vise aussi les cotisations au fonds de travaux.

Deux limites :

Budget non voté. Pour les provisions appelées sur la base du budget précédent, « La procédure prévue à l’article 19-2 de la loi du 10 juillet 1965 ne s’applique pas à cette situation » (décret, art. 43).
Travaux votés hors budget. Prenez l’avis de votre avocat avant d’inclure ces provisions.

Exemple : lettre recommandée présentée le lundi 12 octobre 2026. Le délai part le mardi 13 ; le trentième jour tombe le mercredi 11 novembre, jour férié. Par prudence, ne constatez la déchéance qu’à partir du vendredi 13 novembre. Chiffrez ensuite ce qui devient exigible, lot par lot : ce décompte servira au tribunal et, en cas de vente, à l’état daté.

Étape 6 : les frais, au seul copropriétaire défaillant

La loi rend imputables au seul copropriétaire concerné « les frais nécessaires exposés par le syndicat, notamment les frais de mise en demeure, de relance et de prise d’hypothèque à compter de la mise en demeure, pour le recouvrement d’une créance justifiée à l’encontre d’un copropriétaire ainsi que les droits et émoluments des actes des huissiers de justice et le droit de recouvrement ou d’encaissement à la charge du débiteur » (loi, art. 10-1, a).

Le tarif vient du contrat de syndic. Le contrat type (annexe 1 du décret) consacre sa rubrique 9.1 aux frais de recouvrement, tarifés « HT et TTC » : mise en demeure, relance après mise en demeure, protocole d’accord, constitution et mainlevée d’hypothèque, requête en injonction de payer, et, en cas de diligences exceptionnelles seulement, dossier transmis à l’auxiliaire de justice et suivi par l’avocat. Ne facturez que les postes prévus au contrat.
Au compte du débiteur, jamais dans les charges communes. « Le compte 450 enregistre les créances et le cas échéant les dettes du syndicat à l’encontre de chacun des copropriétaires. Le libellé de l’écriture précise le nom du copropriétaire » (arrêté du 14 mars 2005, art. 10).

Pour les honoraires d’avocat, demandez l’avis de votre conseil avant de les imputer au débiteur. Et si le copropriétaire gagne son procès contre le syndicat, il est dispensé « de toute participation à la dépense commune des frais de procédure, dont la charge est répartie entre les autres copropriétaires » (art. 10-1), le juge pouvant en décider autrement.

Étape 7 : l’échéancier, un accord écrit

Un copropriétaire en difficulté propose un échéancier ? Si vous l’acceptez, cadrez-le : montant couvert, dates et montants des échéances, référence de paiement, et rappel que les appels courants restent dus à leur date. Suspendez les relances tant qu’il est respecté, reprenez-les dès la première échéance manquée. Dans la comptabilité, rien ne bouge : les appels gardent leur date d’origine.

Étape 8 : passer la main au commissaire de justice

Quand la relance après mise en demeure reste sans effet, transmettez le dossier au commissaire de justice (l’ancien huissier de justice) ou à l’avocat : décompte arrêté avec les dates d’exigibilité, appels de fonds, procès-verbaux d’assemblée qui ont voté le budget et approuvé les comptes, relances et mises en demeure avec leurs preuves, règlement de copropriété, contrat de syndic.

L’autorisation de l’assemblée n’est « pas nécessaire pour les actions en recouvrement de créance, la mise en oeuvre des voies d’exécution forcée à l’exception de la saisie en vue de la vente d’un lot, les mesures conservatoires » (décret, art. 55). Mais « Dans tous les cas, le syndic rend compte à la prochaine assemblée générale des actions introduites ».

Pensez à l’hypothèque légale sans tarder : « Aucune inscription ou inscription complémentaire ne peut être requise pour des créances exigibles depuis plus de cinq ans » (loi, art. 19).

Étape 9 : la saisie immobilière, sur autorisation de l’AG

La saisie en vue de la vente d’un lot est la seule voie d’exécution qui exige l’autorisation de l’assemblée (décret, art. 55). Pour la validité de la décision, sont notifiés « Les projets de résolution mentionnant, d’une part, la saisie immobilière d’un lot, d’autre part, le montant de la mise à prix, ainsi que le montant des sommes estimées définitivement perdues » (décret, art. 11, I, 11°). Sur ce vote, la voix du débiteur n’est pas prise en compte et il ne peut pas recevoir de mandat (loi, art. 19-2). Arrêtez la mise à prix et les sommes estimées perdues avec l’avocat avant la convocation.

Étape 10 : la vente du lot, l’opposition et l’état daté

L’opposition, dans les quinze jours. Le notaire adresse au syndic un avis de mutation. « Avant l’expiration d’un délai de quinze jours à compter de la réception de cet avis, le syndic peut former au domicile élu, par acte extrajudiciaire, opposition au versement des fonds » ; l’opposition, « à peine de nullité, énonce le montant et les causes de la créance » (loi, art. 20). Seules comptent les « créances du syndicat effectivement liquides et exigibles à la date de la mutation » (décret, art. 5-1). Notez la date de réception de l’avis dès son arrivée.
L’état daté, à jour du dossier. Il fait figurer, dans sa deuxième partie, « les provisions pour les périodes postérieures à la période en cours et rendues exigibles en raison de la déchéance du terme prévue par l’article 19-2 », et en annexe « l’objet et l’état des procédures en cours dans lesquelles le syndicat est partie » (décret, art. 5). Les honoraires de l’état daté sont plafonnés à 380 € TTC (loi, art. 10-1, b, et décret n° 2020-153).
L’acquéreur déjà copropriétaire. Le certificat du syndic au notaire doit dire s’il a « fait l’objet d’une mise en demeure de payer du syndic restée infructueuse depuis plus de quarante-cinq jours ». Si c’est le cas, « le notaire notifie aux parties l’impossibilité de conclure la vente » (loi, art. 20, II).

La checklist du gestionnaire

Avant chaque envoi :

rappelable arrêté à la date du jour, dette par dette ;
banque rapprochée, paiements non identifiés compris ;
suspensions vérifiées : promesse, contestation, échéancier, succession ;
mise en demeure : recommandé électronique ou postal selon le choix du copropriétaire, détail par nature, délai de trente jours sans date fixe.

Après l’envoi :

dates notées : transmission ou première présentation, accusé de réception ;
frais portés au seul compte du débiteur ;
intérêts calculés depuis la mise en demeure, au taux du semestre ;
déchéance constatée après le délai, montants chiffrés lot par lot ;
dossier complet transmis au commissaire de justice ou à l’avocat ;
saisie : mise à prix et sommes estimées perdues à l’ordre du jour ;
actions introduites présentées à la prochaine assemblée ;
vente : opposition dans les quinze jours, état daté à jour des procédures.

Les erreurs fréquentes

Répartir les frais sur tous les copropriétaires. Ils sont « imputables au seul copropriétaire concerné » (loi, art. 10-1). Portés en charges communes, ils sont payés par ceux qui sont à jour.

Réclamer des intérêts sans mise en demeure. L’intérêt est dû « à compter de la mise en demeure adressée par le syndic au copropriétaire défaillant » (décret, art. 36) : une relance amiable ne le déclenche pas.

Relancer un copropriétaire à jour. Son virement est arrivé la veille, ou attend d’être identifié. Recalculez le rappelable au moment d’envoyer : une relance injustifiée abîme la confiance.

Constater la déchéance trop tôt, sans compter les trente jours à partir du bon lendemain.

Relancer un vendeur au lieu de former opposition. Dès l’avis de mutation, le délai de quinze jours compte plus que n’importe quelle lettre.

Questions fréquentes

Faut-il l’accord de l’assemblée générale pour poursuivre un copropriétaire ?

Non pour le recouvrement, les voies d’exécution et les mesures conservatoires ; oui pour la saisie en vue de la vente d’un lot (décret, art. 55).

Une mise en demeure par e-mail suffit-elle ?

Le décret prévoit la lettre recommandée électronique, ou postale pour qui l’a demandée (art. 64 et 64-1). Un simple e-mail ne prouve pas la date qui fait courir les intérêts et le délai de trente jours : gardez-le pour l’amiable.

Les impayés dans Cleemo

Le module impayés de Cleemo est disponible depuis le 20 octobre 2026 ; il s’active avec chaque cabinet lors de la mise en service. Il tient un tableau des impayés pour tout le cabinet et pour chaque immeuble : montant réclamable, ancienneté, dernière relance, prochaine étape. Les relances suivent l’échelle que vous réglez (relance amiable, seconde relance, mise en demeure, seconde mise en demeure), avec des lettres PDF qui détaillent les sommes. Seules les deux relances amiables peuvent partir par e-mail, et seulement sur le clic d’un gestionnaire. Cleemo n’envoie pas les recommandés : vous y notez leurs dates d’envoi et de présentation. Échéanciers et dossiers contentieux se suivent dans l’immeuble. L’assistant IA peut repérer les impayés et préparer les relances, sans jamais les envoyer ni imputer de frais. Le détail est sur la page logiciel de syndic de copropriété, la préparation des assemblées sur celle du logiciel d’assemblée générale.

Vous gérez aussi des locations ? Lisez notre guide sur la régularisation des charges locatives.

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